As metodologias de gestão de documentos, as técnicas e os instrumentos surgem e se renovam constantemente, exigindo que estes gestores a frente das empresas adotem uma postura voltada ao aprendizado contínuo visando aprimorar o seu desempenho e ao mesmo tempo em que provê soluções cada vez melhores aos seus clientes.
Acompanhar o mercado e estar a frente dele realmente não é uma tarefa fácil, mas é exatamente por isso que estudamos conceitos como a gestão da informação. Ela é um dos recursos disponíveis para atingir as metas de melhoria, de mais eficiência e eficácia nas operações diárias e nos resultados de uma organização.
O objetivo deste artigo é apresentar para você uma visão geral sobre a importância da gestão da informação e, consequentemente, a gestão de documentos nas empresas. Primeiramente, vamos entender melhor qual o conceito desse tipo de administração e como ela se relaciona com a manutenção, guarda, digitalização e destruição de documentos. Em seguida, você conhecerá melhor sobre as vantagens da sua aplicação e os benefícios oriundos do investimento em atividades relacionadas e no zelo diário nessa função.
Vamos apresentar também quais os cuidados necessários com a segurança da informação na empresa, procurando entender como a LGPD (A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei nº 3.709/201) impacta diretamente na guarda de documentos, impondo itens a serem observados e estabelecendo as diretrizes aplicáveis.
Veremos também quais são os recursos de TI disponíveis para aperfeiçoar essa tarefa por meio das ferramentas de GED — Gestão Eletrônica de Documentos, e como ela pode otimizar a gestão de documentos na empresa com o uso de programas específicos e técnicas de digitalização por exemplo.
Enfim, como você pôde observar, este é um conteúdo completo e com o intuito de oferecer a você um verdadeiro guia com informações sobre tudo o que envolve a área essencial de gestão da informação. Queremos que o conteúdo apresentado aqui sirva de guia para o seu aprendizado e como uma bússola para iniciar ou aprimorar as suas ações e estratégicas voltadas à essa área.
Sendo assim, ao se dedicar ao estudo desse material você estará ao mesmo tempo ampliando as chances de a sua empresa alcançar o sucesso, ser mais sustentável e perene. Aproveite a leitura e procure assimilar todos os conceitos.
Afinal, o que é gestão da informação?
Podemos afirmar que gestão da informação é toda ação, atividade orientada à organização e cuidado com os dados e demais conteúdos relevantes de uma empresa. Essas dinâmicas, quando realizadas de maneira ordenada, seguindo uma metodologia clara e em conjunto com outras atitudes semelhantes, são denominadas políticas de gestão de informação.
O processo que descrevemos como política de gestão da informação envolve diferentes rotinas que passam desde a criação de dados até sua classificação, identificação, processamento, escolha da forma de armazenagem (físico, digital, microfilmagem), métodos de compartilhamento até a destruição segura de documentos.
Quando uma organização estabelece uma política de gestão da informação ela, na verdade, está buscando assegurar por meio do planejamento, controle e monitoramento das suas práticas, que a mescla dos dados utilizados na empresa permaneçam conservados íntegros, organizados, salvos e disponíveis para o acesso seguro dos seus usuários finais para o desempenho de funções.
A integração dessas políticas entre os diversos setores de uma empresa permitem que o seu fluxo de trabalho transcorra de maneira eficiente, fornecendo também subsídios importantes para as decisões cada vez mais embasadas com dados pertinentes.
Outra forma de entender a gestão da informação é separá-la em outros três campos de estudo, seguindo a hierarquia administrativa presente nas empresas em nível: operacional, tático e estratégico. A partir desse modelo de classificação é possível compreender a natureza do uso dos dados dentro das organizações.
Iniciando a partir da base, no nível operacional, o foco dos trabalhos realizados está no cumprimento de rotinas operacionais primárias onde a demanda por informações se restringem à execução de determinadas ações.
A partir daí, nos níveis superiores, o aprofundamento dos dados passa a ser mais crítico para o desempenho das funções de gerência e chefia. As informações demandadas nos níveis mais altos são essencialmente mais complexas, abrangentes e mutáveis, exigindo dos seus usuários uma maior capacidade de análise.
Essa maneira de gerenciar permite que as informações estejam disponíveis segundo a demanda de cada nível, ao mesmo tempo em que os liga uns aos outros e tornam o acesso à informação mais completo.
Agora que o conceito de gestão da informação já está mais claro podemos prosseguir com os estudos e compreender um pouco mais sobre a importância e o impacto dessa atividade no o dia a dia das empresas e também em seu desempenho mercadológico. Em seguida, entraremos também em mais detalhes sobre como aplicar a gestão de informações em seu negócio. Continue com a leitura!
Qual a Importância da gestão de informação para a empresa?
Como observamos no tópico anterior, a gestão da informação tem um papel-chave para a otimização dos processos das empresas, permitindo que as suas rotinas administrativas e seus processos produtivos sejam constantemente monitorados e aprimorados.
Além disso, os recursos utilizados para a gestão da informação, como os programas de controle por exemplo, permitem que a empresa amplie a sua aprendizagem organizacional, disponibilizando o conhecimento gerado em algum departamento em uma central de acesso para também ser compartilhado para os demais setores e colaboradores.
Sendo assim, quando a gestão da informação é realizada de maneira responsável e seguindo uma metodologia eficiente, é possível que toda a empresa encontre oportunidades de melhorias e se mantenha em um ritmo de aprendizado contínuo e em crescimento.
Todo gestor entende a importância da manutenção de um alto nível de satisfação do cliente em relação a sua empresa. Tal preocupação é válida porque influencia diretamente no nível de recorrência de compras e nas ações de fidelização adotadas.
A quantidade de recomendações espontâneas (para bem ou para mal) que o cliente faz sobre os produtos e serviços do seu negócio para a sua rede de relacionamento, também é determinada pela experiência anterior que ele teve com o seu negócio.
Por meio das tecnologias aplicadas à gestão da informação, como os programas de relacionamento com o cliente (CRM – Customer Relationship Management), é possível monitorar o grau de satisfação dos clientes, bem como ter acesso a seu histórico com a instituição e, com base nisso, agir com medidas que aprimorem a relação cliente-empresa.
De maneira mais direta, a gestão da informação agrega ainda mais valor aos processos empresariais ao permitir a simplificação e a melhora do fluxo de trabalho, eliminando rotinas desnecessárias, reduzindo os riscos de segurança, padronizando os processos repetitivos e gerando a melhoria da cultura organizacional por meio do aprendizado contínuo. Outro ponto que não podemos deixar de citar é o aumento da segurança no processo decisório.
Com a gestão da informação realizada de maneira correta é possível que as mais relevantes estejam disponíveis para servirem de subsídios às decisões. A análise de cenários, o planejamento estratégico e outros estudos de mercado contam com insumos mais sólidos e não mais com simples percepções pessoais.
Como fazer uma gestão de informação eficiente?
Para que a gestão da informação seja implementada da maneira mais eficaz e eficiente possível é necessário contar com o envolvimento de todos os colaboradores da organização e de todos os departamentos da empresa. Afinal, não serão apenas os gestores os beneficiados com a adoção de novas formas de uso e controle da informação.
A forma de trabalho, as atividades rotineiras relacionadas ao uso de documentos e outros arquivos da empresa, enfim, tudo será impactado ao se estabelecer novas diretrizes de gestão da informação.
Outro ponto fundamental para a realização da gestão da informação é a utilização de tecnologia. No mundo atual, contar com as inovações da TI e outros recursos para automação e melhoramentos é essencial para estratégia de qualquer empresa.
Tecnologias do século XXI como a inteligência artificial, a internet das coisas (IoT), o Big Data e o machine learning são novidades que saíram do campo da teoria científica e têm invadido cada vez mais o dia a dia das empresas, fornecendo muitas soluções de atendimento, inteligência e gestão.
Sendo assim, a gestão da informação é um ativo valoroso dentro das empresas, pois permitem que elas alcancem vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. Uma solução eficaz é a adoção de sistemas de comunicação integrada. Esses sistemas funcionam como um grande canal de comunicação entre os colaboradores entre si e esses com os clientes.
A centralização das ações de relacionamento e atendimento em uma única plataforma é a principal vantagem dos programas SCI. Muitas empresas oferecem esses programas com diferentes funções e custos, por isso é necessário ponderar por aquelas que mais se adequem às necessidades do seu negócio.
Como o trabalho com dados e informações são atividades comuns a todos os funcionários, a participação completa da equipe no processo de gestão da informação é fundamental. Nesse sentido, é preciso uma dedicação maior dos gestores das empresas para o fomento de ações de familiaridade com as novas formas de trabalho, aprendizado e cultura organizacional.
A realização de treinamentos, avaliação de desempenho, cursos de capacitação e avaliação do clima organizacional também são muito importantes para estimular novos comportamentos que porventura sejam necessários ao trato de documentos e ao compartilhamento de informações.
Quais os cuidados necessários com a segurança da informação?
Como pudemos observar até aqui, a adoção de políticas de gerenciamento da informação influenciam diretamente a forma de organização, operação e os resultados obtidos por uma empresa. Sendo assim, é preciso tomar alguns cuidados para adequar a estrutura operacional e a cultura empresarial a uma nova realidade de trabalho e segurança da informação.
Portanto, elencamos algumas ações a serem implementadas pelos gestores, visando acabar ou reduzir o risco de erros na implantação das ações de gestão e controle de segurança da informação.
Utilize ferramentas de TI
Você já deve ter percebido que vamos continuar a bater na tecla do uso intensivo de tecnologia. Essa recomendação não poderia ser diferente diante da realidade atual. O uso da tecnologia é indispensável para o melhor gerenciamento de informações.
Aqueles que fazem uso das soluções integradas que disponibilizam o acesso em tempo real aos dados relevantes serão aqueles que estarão munidos de melhores elementos de estudo e consequentemente serão aqueles que tomarão as melhores decisões.
Nunca descuide da segurança
Para reduzir o risco de invasões, fraudes, roubos de dados e outras possíveis interrupções os sistemas que atuam no gerenciamento de informações precisam contar com eficientes ferramentas de segurança. Os recursos de segurança são projetados para impedirem o acessos de pessoas não autorizadas e assim proteger os dados restritos da empresa.
Recursos mais comuns, como senhas, tokens, logins e outros, como a microfilmagem, criptografia, backup automático e a guarda de arquivos na nuvem são alguns dos itens de controles que precisam implementados para garantir a segurança constante da informação.
Invista em otimização de processos
Otimizar processos visando a melhoria contínua e a eliminação de desperdícios é uma atividade que deve ser incorporada às verificações de autoavaliação das empresas. Para atingir esse objetivo é preciso rever constantemente que o fluxo de trabalho seja avaliado para encontrar possíveis pontos de melhoria e acabar com etapas desnecessárias, automatizar atividades e padronizar tarefas.
O objetivo dessa verificação é garantir a eliminação de desperdícios de recursos tangíveis e intangíveis, como dinheiro e tempo respectivamente. Outra dica que pode auxiliar nesse processo é contar com o auxílio dos colaboradores nas etapas de avaliação, pois eles estão diretamente envolvidos com os detalhes da rotina do trabalho.
Dedique-se ao aprimoramento contínuo
Os resultados de uma empresa sempre são passíveis de melhoria e, por isso, é preciso estar vigilante ante as oportunidades de aprimoramento. O gerenciamento de informações é uma das formas de se investir no aperfeiçoamento contínuo.
Concomitantemente, outros métodos já bem conhecidos do mundo corporativo também devem ser utilizados, como o famosos PDCA (planejar, fazer, verificar e agir), o DMAIC (definir, mensurar, analisar, implantar e controlar) e o Kaizen, por exemplo.
Essas técnicas são interessantes pois emitem relatórios confiáveis e automáticos que auxiliam e muito a avaliação dos processos da empresa.
Quais os impactos da LGPD na guarda de documentos?
Aprovado no mês de agosto de 2018, depois de muitos anos de debate, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Lei 13.709) estipula quais são as normas e as regras fundamentais a serem observados pelas empresas para o trabalho correto com os dados dos seus colaboradores e clientes.
Em resumo a LGPD procura garantir aos donos das informações o total controle sobre seus dados, garantindo o seu direito à portabilidade, acesso, privacidade, revisão e revogação dos seus aspectos pessoais. Dessa maneira, as organizações estão obrigadas a garantir a segurança de todos os dados que capta por qualquer motivo, ampliando os seus investimentos para se adequar ao que manda a lei.
Antes da promulgação dessa legislação não havia maiores controles quanto ao uso de dados pessoais. Abusos como a comercialização de informações de terceiros sem qualquer consentimento do proprietário eram práticas comuns.
Sendo assim, além da segurança, essa nova regulação proporciona mais credibilidade e transparência ao inserir as empresas nacionais no rol dos países que adotam leis de segurança de dados e informações.
Os direitos e deveres descritos na LGPD surtem impacto direto na maneira como as empresas lidam com os dados pessoais desde o seu recolhimento até o seu processamento e armazenamento, influenciando como um todo o trabalho das organizações dos mais diferentes setores da economia.
A expiração do prazo de adequação — ao que dita a nova regra — é em fevereiro de 2020. Até lá as empresas precisam se organizar para não correrem o risco de sofrerem as penalidades previstas na lei.
O descumprimento e a inadequação da lei podem gerar multas a partir de 2% do faturamento até o limite de R$ 50 milhões de reais. Além disso também estão previstas sanções administrativas e ações civis de responsabilidade por perdas e danos. Por isso é de extrema importância atentar para a observância das regras contidas na LGPD.
O nível de detalhamento das regras é grande, o que torna o processo difícil de ser implantado principalmente para as empresas de menor porte. Por isso é recomendável contar com o auxílio de empresas especializadas e experientes que possam supri lo diante das exigências da LGPD.
O que é GED?
A sigla GED representa o Gerenciamento Eletrônico de Documentos. Trata-se de uma tecnologia avançada de gestão que permite o controle facilitado do armazenamento, do compartilhamento e da recuperação das informações presentes em uma empresa.
A grossa modo, o GED é um aparato tecnológico utilizado pelas empresas para gerenciar os seus mais diversos arquivos e documentos em formato digital. Projetos de software de GED bem elaborados atuam de encontrar as necessidades específicas de uma empresa e conferem benefícios conforme o tipo de trabalho executado. Portanto, ele é uma ferramenta extremamente importante para as atividades de gestão de informação e documental.
A GED na gestão de documentos?
Sistemas GED visam gerenciar, captar e consultar arquivos de uma empresa por meio de um acesso controlado e ainda de maneira auditável. Tais softwares auxiliam na gestão de documentos, além do acesso e o descarte correto de informações e outros dados confidenciais.
Essa facilidade no gerenciamento de documentos permite com que os programas GDE sejam indispensáveis para o gerenciamento de informações, permitindo a preservação, organização e outros recursos de segurança necessários como busca de arquivos, versionamento, check-in e check-out.
Como fazer a digitalização de documentos?
Terminado o processo de planejamento e classificação, passamos a digitalizar documentos. A digitalização é um passo importante de automatização da gestão informação de uma empresa que permite uma série de vantagens. A mais óbvia delas é a redução dos custos envolvidos com a impressão de documentos.
Outros benefícios envolvem a facilidade de acesso à informação digitalizada em comparação com aquela armazenada em meio físico, como o papel. A redução do espaço físico utilizado para guardar esse tipo de documento contribui para uma otimização geográfica mais eficiente da instituição.
Outro ponto muito importante é a redução dos riscos associados a segurança da informação. A tentativa de fraude em documentos digitais demanda recursos mais robustos e que não estão disponíveis facilmente. Essa constatação serve de desestímulo para a prática de atos criminosos pelos fraudadores, principalmente se comparados aos documentos físicos.
A portabilidade a facilidade de compartilhamento, a redução do tempo gasto com atividades que envolvem a pesquisa por documentos em papel, a redução do extravio de informações importantes, a redução do gasto com a manutenção do espaço adequada para conservação, a sustentabilidade e o menor impacto ambiental concluem essa pequena lista de vantagens.
O processo de digitalização em si exige a atuação de profissionais para ser realizada conforme ditam as normas pertinentes. Garanta que há pessoal capacitado para lidar com esse aspecto.
Por que contratar uma empresa especializada?
Até aqui já aprendemos o quanto a manutenção de um acervo de documentos é complicada. Mantê-los físicos, íntegros, dispostos de maneira ordeira e com acesso facilitado é uma atividade que demanda esforços, dedicação e uso constante de recursos financeiros.
O cumprimento e a observância constante das normas aplicáveis à guarda de documentos e à segurança de informações de terceiros também são grandes desafios para as organizações que precisam manter pelo menos por um período determinado a posse física de determinados documentos importantes a sua operação.
Diante de tantos desafios, o melhor caminho a ser adotado é a contratação de uma empresa especializada nos serviços relacionados à gestão de documentos e informações. Empresas especializadas têm a vantagem de contar com know-how da atividade, sendo mais qualificadas e experientes para lidar com essas funções.
Além da guarda e a manutenção metódica de acervos físicos, nós da SOS Docs disponibilizamos diferentes soluções como a digitalização de documentos em conformidade com a Lei n.12.682/12 — há também outros serviços adaptados a suas necessidades.
Por esses motivos, recomendamos contar com o apoio de uma empresa para guarda de documentos para garantir a realização dos mais diferentes procedimentos presentes no processo de gestão da informação, entre eles a guarda dos ativos, a digitalização, a microfilmagem, a destruição segura de documentos etc.
Como podemos perceber até aqui, a gestão da informação é essencial para o processo decisório da sua empresa e o seu posicionamento estratégico de mercado. Gerir corretamente a informação é fator-chave para garantir que ela esteja sempre disponível para o melhor desempenho das funções dos colaboradores e da empresa como um todo.
Somente com as informações mais detalhadas e precisas será possível para os gestores e os demais responsáveis pela organização terem a base suficiente para analisar corretamente seu mercado, alinhar os seus processos, otimizar a produção e atingir as metas estabelecidas.
Agora que chegamos ao fim das apresentações sobre como realizar a gestão da informação da melhor maneira possível, é preciso reforçar a importância do papel dos gestores em aplicar os conhecimentos adquiridos até aqui. Também é importante lembrar que a implementação de sistemas de gerenciamento não precisam ser feitos de maneira individual.
Contar com o auxílio de serviços especializados e arquivista de documentos pode representar a melhor escolha mais adaptável ao seu negócio e as suas necessidades específicas.
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