No contexto cada vez mais dinâmico dos negócios, as empresas estão buscando as melhores alternativas para se tornar competitivas. Em muitos casos, ainda há a necessidade de manter documentos em papel e outros tipos de comprovantes físicos.
Quando isso acontece, a terceirização de guarda física de documentos é uma excelente opção que vai ao encontro desse objetivo. Neste artigo, você poderá saber mais sobre as vantagens de contar com um fornecedor parceiro para otimizar os processos e aumentar a segurança na armazenagem de seus documentos. Continue conosco!
Por que guardar documentos físicos?
Estamos cada dia mais ambientados ao cenário digital. Trocamos uma quantidade gigantesca de dados via e-mail, WhatsApp e outros meios. Por estarmos tão inseridos nessa nova realidade, podemos até a nos esquecer da importância das informações registradas em cópias físicas.
Muito embora quase tudo hoje já seja gerado digitalmente — ou possa ser facilmente digitalizado —, ainda há diversos documentos que, por questões legais e por outras necessidades, ainda precisam ser preservado em papéis, CDs e outras mídias.
Por exemplo, os documentos legais e contábeis das empresas, como contratos registrados e autenticados em cartório, comprovantes de quitação de tributos, atas de reunião etc. Muito embora seja possível digitalizá-los para o uso de rotina, os originais precisam ser mantidos. Caso contrário, a organização pode sofrer sanções em casos de auditorias ou mesmo ser penalizada por não conseguir comprovar determinadas situações.
A lei estabelece uma série de prazos para alguns documentos, tais quais:
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados — 3 anos;
- Folhas de votação da CIPA — 3 anos;
- Fichas de acidentes de trabalho — 3 anos;
- Guias de contribuição sindical — 5 anos;
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte — 5 anos;
- Atestados médicos de gestantes — 10 anos;
- Relatório Anual de Informações Sociais — 10 anos;
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais — 20 anos;
- Documentos do FGTS — 30 anos;
- Informações sobre a folha de pagamento — Indeterminado;
- Livros de registro de empregados — Indeterminado.
Ou seja, a menos que haja uma alteração profunda na legislação, as empresas precisam estar atentas a esses e outros prazos, no intuito de evitar problemas com os órgãos de governo. Além disso, mais do que saber que é necessário manter os documentos por determinados períodos, é importante também saber como fazê-lo.
Quais as dificuldades para armazenar os documentos?
Muitas empresas erram ao guardar os documentos de maneira incorreta. É bem comum que os procedimentos adotados sejam inadequados, utilizando espaços de depósito que ficam expostos a diversos fatores que podem comprometer a integridade das informações. É também muito habitual não haver um arquivista que fique responsável por fazer esse gerenciamento.
Os arquivos são, normalmente, relegados a um segundo plano. As empresas acabam alugando salas e empilhando as cópias sem qualquer tipo de classificação e ordenamento — o que gera muitos problemas.
O mais evidente é a dificuldade para encontrar aquilo que se precisa. Isso acontece, por exemplo, quando chega um agente de fiscalização exigindo um comprovante e ninguém sabe como acessá-lo. Essa situação é bem mais recorrente do que se imagina e, com ela, além das perdas de tempo, pode haver também prejuízos financeiros, pois certamente serão aplicadas multas caso as guias não sejam encontradas.
Além dessa questão, há o problema da deterioração dos dados. Quando os arquivos não são bem cuidados, eles ficam sujeitos à própria ação do tempo, sendo afetados por questões como as variações climáticas e incidência do sol. Ou mesmo por situações ainda mais severas, como a proliferação de mofo, inundações e incêndios.
Outro problema bastante grave é o risco de perda e roubo. Várias informações podem ter caráter sigiloso e estratégico, e quando não se observa a sua segurança, a empresa abre margem para que elas sejam desviadas. Isso é muito complexo pois, além da possibilidade de dados caírem em mãos erradas, ainda há a fomentação de um clima muito ruim nas equipes, com acusações e apontamento de culpa.
Quais as vantagens de investir na terceirização de guarda física de documentos?
Ao buscar um fornecedor que seja bem referenciado nesse mercado, a empresa ganha, já inicialmente, todo o know-how que o especialista tem em realizar esse processo. Isso é muito importante porque, sem o conhecimento, muito provavelmente as práticas adotadas até então não tenham sido as melhores. Essas terceirizadas contam com arquivistas e outros profissionais muito bem preparados para indicar o que deve ser feito.
Você poderá também economizar em aluguéis ou mesmo utilizar melhor os seus espaços físicos. Suas salas e outras dependências podem ser aproveitadas para a realização de atividades que realmente têm impacto em seu core business. Isso libera recursos para lidar com aquilo que, de fato, agrega valor ao seu negócio.
As cópias originais são classificadas e organizadas. Elas recebem códigos de identificação, permitindo que sejam encontradas rapidamente sempre que for necessário. Além disso, elas podem ser digitalizadas para uso na rotina. Utilizando um software GED, seus processos internos podem acontecer normalmente e, apenas quando há uma fiscalização, auditoria ou outra demanda, você entra em contato com seu fornecedor e solicita a versão física.
Essas empresas de terceirização contam com espaços climatizados e são muito mais bem preparadas para lidar com emergências. Os galpões e outros locais de guarda tem todo o aparato para evitar e controlar a ação de pragas, fungos, fogo e problemas ocasionados por chuvas fortes.
Também há equipes de segurança para garantir que não haja roubos e outras situações dessa natureza. Com as cópias digitalizadas, você pode restringir o acesso apenas a colaboradores autorizados e também controlar as alterações nas versões. Ou seja, você aumenta a segurança em todas as suas dimensões.
Investir na terceirização de guarda física de documentos é uma excelente alternativa que permite às empresas utilizar seus recursos próprios de maneira mais estratégica e eficiente ao mesmo tempo em que aumenta a garantia de preservação da integridade de suas informações.
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