No dia a dia de qualquer negócio, é comum ver um volume excessivo de documentos sendo criados e impressos. O problema é que fica fácil se perder com tanta papelada, deixando o local de trabalho desorganizado. Porém, neste artigo, você conhecerá dicas incríveis para organizar escritório com excelência e superar esses problemas.
Mesmo que não pareça, deixar os papéis fora do lugar traz outros problemas, como a perda de tempo e o desgaste físico e mental. Além disso, a baixa na eficiência das atividades administrativas são condições que também podem prejudicar a rotina. Conheça as melhores recomendações para gerenciar seu escritório e aumentar a produtividade.
Ocupe os espaços das paredes
As prateleiras são excelentes para arrumar as coisas de uma forma mais prática e acessível, pois podem ser instaladas com facilidade, eliminando custos com mão de obra profissional. Esse tipo de utensílio organiza arquivos, livros e pastas, além de adornar o ambiente de forma funcional.
Diminua a quantidade de papéis
Você guarda documentos antigos em um local chamado arquivo morto? E a papelada na mesa do escritório, ela realmente precisa estar espalhada aí do seu lado?
Caso isso faça parte de sua rotina, reserve um tempo na agenda, sente-se em sua cadeira, analise cada documento e descarte aqueles não são mais úteis. No entanto, respeite a temporalidade de armazenamento e mantenha perto de você apenas os papéis que são necessários para sua atividade diária.
Treine a equipe para manter a organização
Ter somente uma pessoa com conhecimento profundo sobre gestão de documentos não é o suficiente. Ou seja, é essencial que todos os profissionais do escritório que estejam envolvidos com o manuseio da documentação — desde o gestor até o estagiário — conheçam a política de uso e armazenamento de cada categoria de arquivo. Isso garante o fluxo de trabalho e dá autonomia à equipe.
Digitalize tudo que for possível
O uso de documentos digitais refletirá em grande economia devido à redução do desperdício de papel. Mesmo que não existisse outro motivo, esse bastaria pelas demandas de sustentabilidade ambiental — atitude louvável para a imagem e o sucesso de qualquer negócio.
Além disso, todos os arquivos digitalizados podem ser encontrados, alterados e compartilhados com praticidade e rapidez. Bastam poucos segundos para que um documento seja acessado, uma cópia genuína seja produzida e distribuída em diferentes dispositivos conectados à internet.
Centralize as informações
Ao adotar a digitalização, você precisa considerar algumas situações. Por exemplo, caso não exista uma funcionalidade de centralização no salvamento dos arquivos, surge o risco de existir cópias do mesmo documento em diversas plataformas, o que pode gerar confusão sobre qual seria a versão mais recente.
Para evitar esse tipo de incômodo, o arquivamento precisa ser realizado de forma central, ou seja, em uma única aplicação, plataforma ou servidor. Ademais, as alterações devem ser salvas sobre o mesmo documento antes de ser encaminhado. Por fim, contar com a tecnologia da nuvem garante uma segurança a mais ao processo, graças aos backups de rotina.
Vale destacar que nenhuma dessas dicas sobre como organizar escritório surtirão efeito na produtividade se se não se transformarem em um hábito compartilhado por todos. Portanto, é fundamental que você torne isso constante.
Como? Implante as mudanças aos poucos, instrua a equipe administrativa e separe um tempo para arrumar o ambiente de trabalho no início de cada dia ou antes de terminar o expediente. Essas pequenas práticas serão suficientes para garantir que o time fique motivado e produtivo.
Se você gostou deste conteúdo e deseja aprimorar seus conhecimentos sobre o tema, descubra por que investir na digitalização de documentos.