A guarda de documentos de maneira correta, que preze pela armazenagem e pela manutenção dos arquivos, pode ser um verdadeiro desafio para as empresas.
Trata-se de um trabalho indispensável para que a organização mantenha um histórico de suas atividades e mudanças, além de contar com um acervo que possa ser usado para proteção em fiscalizações e processos judiciais.
Quer entender melhor sobre essa prática e como instituí-la na sua empresa? Continue a leitura deste post!
O que é a guarda de documentos?
A guarda de documentos é a organização e o armazenamento de arquivos físicos ou digitais de maneira segura, com o objetivo de preservar e facilitar o acesso posterior a esse material.
O trabalho geralmente é oferecido por empresas que contam com um sistema que tem a infraestrutura necessária para manter os documentos das organizações em total segurança e preservação, garantindo a integridade desses registros.
Zelar pela guarda correta é extremamente importante para a empresa, evitando o descarte dos dados antes do período necessário. Mesmo com o processo de digitalização, é comum que a versão original seja exigida como prova.
Por quanto tempo os documentos devem ser guardados?
O tempo ideal de armazenamento e preservação de cada arquivo depende da natureza desse documento e do seu objetivo.
Papéis relacionados ao sistema tributário, como comprovantes de impostos, PIS, DASN e Sistemas Eletrônicos de Escrituração Fiscal podem ser preservados por até 5 anos. Quando se trata de documentos trabalhistas e previdenciários, o armazenamento é de pelo menos 30 anos, como guias de recolhimento e FGTS.
Recibos de pagamentos de férias e 13º salário, bem como o controle de ponto da empresa devem ser mantidos por 5 anos. Termos de rescisão, pedidos de demissão e de aviso prévio devem ser guardados por 2 anos. Documentos do CAGED e RAIS devem ser preservados por 5 anos, e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários e folha de pagamento precisam ser armazenados por 10 anos.
Quais são as vantagens de investir na guarda de documentos?
O investimento em um trabalho benfeito de guarda de documentos gera diversas vantagens para a organização, que acabam tendo um bom retorno sobre essa verba.
Otimização de espaço
As empresas precisam destinar arquivos ou salas ao armazenamento de documentos, pagando pelo uso de um espaço que, na verdade, está inativo. Com a terceirização da guarda, esse local pode ser utilizado para outros fins mais lucrativos.
Mais organização e segurança
Quantas vezes você ou algum funcionário perdeu horas procurando um comprovante? Com o serviço de guarda, esses papéis são categorizados de maneira intuitiva, facilitando a sua localização.
Além disso, o acesso pode ser controlado e monitorado, evitando que pessoas não autorizadas manipulem dados importantes da empresa.
Menos risco de deterioração
A exposição dos papéis à umidade, a roedores e insetos, e em alguns casos até mesmo à luz, afeta totalmente a integridade das informações, impossibilitando uma leitura posterior. Empresas que trabalham com gestão documental têm toda a infraestrutura necessária para armazenar os arquivos com total segurança, priorizando a sua preservação.
Destruição segura de documentos
Um erro comum cometido por muitas empresas é descartar documentos antes do prazo exigido para manutenção ou não danificar os papéis o suficiente para que as informações ali registradas não possam ser identificadas.
Sem esse cuidado, dados importantes podem cair em mãos erradas e gerar prejuízos para a corporação ou para os seus clientes.
Com a guarda realizada da maneira correta, por profissionais qualificados, esse risco é diminuído — eles sabem até quando é necessário manter o documento e qual é a melhor maneira de descartá-lo sem riscos.
Como fazer a guarda de documentos da melhor forma?
Uma guarda de documentos eficiente deve possibilitar a rápida localização dos dados, com precisão. Dessa forma, esse armazenamento precisa ser realizado de maneira organizada, categorizando os assuntos — por tema, setor ou palavra-chave.
Além disso, os papéis devem estar em perfeito estado, sem rasgos ou manchas que impossibilitem a leitura. Também é importante ter atenção aos objetos usados para prender essas folhas — clipes, grampos ou presilhas de pastas.
Outro problema comum é a sensibilidade que algumas impressões têm em relação à luz. A exposição pode apagar comprovantes de pagamento obtidos em caixas eletrônicos, fazendo com que o documento perca a validade.
Como a tecnologia pode ser usada na guarda de documentos?
Diversos documentos devem ser guardados por longos períodos de tempo. Imagine o acúmulo gerado em empresas de médio e grande porte, que lidam com uma série de obrigações e de documentos de funcionários.
Para ajudar com essa administração, as organizações estão recorrendo às soluções tecnológicas, que além de facilitar a localização dos dados, reduzem o tempo gasto nessa tarefa e promovem a integração de informações.
Contando com um bom software de armazenamento e profissionais preparados para fazer esse trabalho, a corporação tem a tranquilidade de contar com seus papéis bem organizados e disponíveis em qualquer situação — seja a visita de um fiscal, seja para a obtenção de provas diante de um processo trabalhista.
Como a SOS Docs pode ajudar nesse processo?
A SOS Docs é uma empresa totalmente especializada na guarda de documentos, sendo referência não só nesse tipo de trabalho, mas em:
- gestão de documentos;
- mídias;
- acervo laboratorial;
- microfilmes;
- código-fontes, entre outros.
A empresa conta com galpões projetados para atender a todos os requisitos de segurança exigidos para a preservação de papéis importantes, com o armazenamento de caixa feito sob supervisão, de maneira organizada e estruturada.
Além disso, os funcionários responsáveis por esse trabalho são altamente capacitados. Os profissionais lidam com um sistema extremamente eficiente e que permite uma localização rápida dos documentos.
Caso você tenha a necessidade de algum documento, basta solicitar por um dos canais de atendimento. Ele será localizado por meio de um código único de identificação ou de metadados. Tamanha precisão só é possível porque as rotinas de armazenamento aplicadas pela SOS Docs são protocoladas e totalmente rastreáveis.
Contratar uma empresa responsável pela guarda de documentos é o melhor caminho para garantir o sigilo, a disponibilidade e a integridade das informações, fazendo com que esses registros estejam disponíveis sem mais preocupações.
Você precisa dessa ajuda para a sua empresa? Entre em contato conosco e conheça os nossos serviços!
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