Imagine a seguinte situação: você precisa encontrar a rescisão de um funcionário que saiu da empresa já há algum tempo, ou o contrato com um fornecedor que não está cumprindo com o prometido. Você perde dias tentando localizar os papéis em meio a um calhamaço e simplesmente não consegue. Esse cenário retrata bem a importância de organizar documentos para o funcionamento da empresa.
Com documentos organizados e catalogados, é possível encontrar o que é preciso em menos tempo, ajudando a produtividade e evitando até mesmo prejuízos em processos judiciais. Quer entender melhor como fazer essa arrumação na sua empresa? Então, leia o artigo até o final!
Quais são as consequências da falta de organização nos documentos?
Quando falamos da falta de organização, temos as consequências mais óbvias, que são o uso excessivo de tempo e a queda na produtividade. Mas temos outros problemas recorrentes da bagunça nos papéis. Confira os mais comuns e veja se algum deles acontece no seu local de trabalho.
Extravio de documentos importantes
Boa parte dos papéis armazenados em uma empresa tem importância jurídica e com o manuseio constante, podem sofrer danos ou até mesmo se perderem. Trata-se de uma situação complicada e, ao mesmo tempo, comum, que pode gerar sérios danos às finanças e à imagem da empresa.
É essencial que essas referências sejam bem guardadas e que haja um controle da entrada e saída desses papéis.
Não é possível realizar consultas simultâneas
Um contrato de prestação de serviços ou as diretrizes de determinado projeto são referências importantes para a realização do trabalho e muitas vezes consultados, com frequência, por pessoas de equipes diferentes.
Essa rotatividade é prejudicada quando não há uma organização bem feita dos documentos, principalmente quando falamos de versões físicas. Quando digitalizados, se esses contratos não têm a categorização adequada, será localizado com dificuldades pelos envolvidos.
Altos custos envolvidos
Uma gestão documental falha envolve um bom tempo dos funcionários, que poderiam aproveitar os minutos (ou até horas) que perdem procurando um papel importante em outras atividades mais relevantes e rentáveis para a empresa.
Outro ponto importante é o gasto com o espaço reservado dentro da organização para armazenar esses papéis, além da manutenção envolvida, que nem sempre é eficiente.
Todos esses fatores geram um alto custo para a empresa, que poderia ser mais bem empregado em investimentos ou até mesmo em uma gestão de documentos que realmente funcione.
Por que um bom sistema de gestão é tão importante?
Para organizar os documentos, o auxílio de um software de gestão é fundamental. É com essa ferramenta que os responsáveis conseguirão fazer uma catalogação correta, separando os papéis por assunto e armazenando-os para que seja mais fácil encontrá-los.
Esse sistema também é importante para a arquivação de documentos físicos, pois terá um registro de qual armário, gaveta e pasta o papel em questão está armazenando, evitando, assim, que os colaboradores tenham que fazer essa busca manualmente. Em vez de procurar em dezenas ou centenas de locais, ele pode ir direto ao local em que o documento está.
Um software também permite o descarte correto dessas informações e ajuda a automatizar algumas tarefas, otimizando o trabalho de gestão, além de permitir a microfilmagem, que é outra técnica muito usada da arquivação de dados.
Como fazer uma organização de documentos eficiente?
Quer entender como você pode organizar os documentos da sua empresa de maneira eficaz, limpa e segura? Apresentamos aqui algumas dicas abaixo.
Segmente por conteúdo
Uma organização estruturada, seja para documentos físicos ou digitais, é essencial para uma localização mais rápida posteriormente. Crie rótulos ou pastas para cada assunto e separe os documentos de acordo com essa categoria.
Essa divisão tornará o trabalho mais eficiente e ajuda muito a entender os fluxos de trabalho e cada assunto ou cliente relacionado.
Digitalize arquivos físicos
Por mais que seja necessário manter uma cópia em papel de documentos importantes, procure digitalizar todos os documentos. Isso vai ajudar na categorização, além de criar uma cópia reserva, que pode ser usada para consultas, por exemplo.
A digitalização dos documentos também é um recurso eficiente para otimizar o trabalho e auxilia na organização interna.
Vivemos em um mundo tomado pela tecnologia, e lidar apenas com arquivos analógicos certamente vai à contramão dos recursos atuais, atrasando o desenvolvimento da organização.
Use o armazenamento em nuvem
Armazenar os documentos em nuvem é uma solução segura e barata para a sua empresa. Sistemas internos podem ser pesados e tendem a ficar obsoletos com o tempo, além de limitarem o acesso aos dados.
Com a nuvem, a empresa ganha em mobilidade (os documentos podem ser consultados de qualquer lugar, com a ajuda de um dispositivo conectado à internet) e tem segurança até maior, já que os dados são criptografados e exigem login e senha para que sejam vistos.
O armazenamento em nuvem também pode ser contratado de acordo com as necessidades da organização, que paga apenas pelo espaço que usar, com margem para um upgrade caso tenha uma demanda maior.
Destine um espaço adequado para os arquivos físicos
Mesmo com toda a tecnologia disponível, algumas empresas ainda precisam manter as cópias físicas dos documentos. Devemos lembrar que esse tipo de conteúdo fica exposto ao desgaste natural, seja pela ação da umidade, poeira ou até animais como insetos e roedores.
Além disso, os documentos físicos estão sujeitos à oxidação, graças ao contato com grampos e clipes usados para organizar as folhas.
Para evitar isso, é importante contar com um espaço ideal para guardar esses papéis, capaz de protegê-los desses agentes e manter a segurança contra roubos ou acessos indevidos.
Aplicando essas dicas, você conseguirá organizar documentos da maneira correta e mais eficiente. Trata-se de um trabalho que pode levar muitos dias, mas muito necessário para que os arquivos da sua empresa tenham o cuidado devido.
Se a sua intenção é obter essas vantagens sem precisar colocar a mão na massa, que tal entrar em contato com a SOS Docs? Contamos com uma equipe especializada para esse trabalho, garantindo total integridade e segurança sobre os papéis da sua empresa. Procure a gente e conheça o nosso trabalho!
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