Você conhece os diferentes tipos de guarda de documentos e de qual a sua empresa precisa? Uma das maiores dores das organizações atuais é encontrar a maneira correta de arquivar os dados importantes. Mesmo com a digitalização, há dificuldades para entender como os documentos devem ser armazenados, por quanto tempo e quais os procedimentos corretos para isso.
Neste post, vamos apresentar os diferentes métodos de guarda para que você conheça um pouco mais sobre o assunto. Fique conosco até o final!
Por que a guarda de documentos é tão importante?
O armazenamento de registros é importante para a manutenção da conformidade legal da empresa, a fim de que ocorra a comprovação em diversas situações, seja para o fisco, seja durante processos trabalhistas, por exemplo.
Porém, esses papéis devem ser mantidos por longos períodos, que podem ir de alguns meses até 5 anos.
Se já é difícil entendermos qual o procedimento correto para comprovantes da vida pessoal, imagine em uma situação corporativa? São recibos de pagamento, contratos de trabalho e de clientes, registros contábeis, entre outros.
Não basta armazenar da maneira certa, também é necessário saber gerir esses documentos para que eles sejam encontrados com facilidade, além de prover um espaço que ofereça as condições adequadas para isso.
Quais são os tipos de guarda de documentos?
Apresentamos aqui alguns dos modelos mais comuns de armazenamento, aplicados a diferentes registros e referências.
1.Documentos em papel
A guarda de documentos em papel é uma das principais demandas, tanto para órgãos públicos como privados. Todas as empresas possuem arquivos importantes, os quais devem ser armazenados de acordo com normas técnicas para que sejam preservados em sua integridade, e possam ser usados como fontes de consulta.
O grande problema é que boa parte das corporações fazem esse armazenamento de maneira precária, em arquivos de ferro ou salas sem a infraestrutura e a catalogação necessária.
2. Mídias
As informações não são apenas armazenadas em papel. Empresas também possuem dados sensíveis armazenados em diversas mídias, como CDs, DVDs, microfilmes, e outros dispositivos que precisam ser guardados com o devido cuidado para preservar os documentos e garantir sua integridade quando eles forem acessados, mesmo depois de muito tempo.
Sem os procedimentos apropriados, esses dispositivos podem ser riscados ou danificados, perdendo as propriedades de leitura.
3. Acervo laboratorial
A guarda de acervo laboratorial trata do armazenamento de exames e amostras, que exigem cuidado redobrado para manter suas características.
Um bom acervo laboratorial deve seguir as normas da lei RDC 306 da Anvisa, que determina a guarda desses materiais em ambiente reservado por pelo menos 15 anos, dentro das condições de temperatura e umidade ideais.
4. Filmes e matrizes de áudios
Muitas gravações originais foram feitas em películas de filme ou matrizes de áudio, que além de ter como dificuldade a preservação de um aparelho para fazer a leitura, são corroídas facilmente pelo mofo e umidade.
Por se tratar de meios magnéticos, esse material é ainda mais delicado e precisa de um local que tenha o clima ideal e seja protegido contra a desmagnetização.
Apresentamos aqui os principais tipos de guarda de documentos e algumas particularidades sobre cada um. É importante que você tenha uma noção básica de como funcionam e para que servem, entendendo um pouco o que sua empresa precisa.
Mas, nós sabemos que ainda devem ter restado algumas dúvidas. Por isso, convidamos você a entrar em contato conosco e conhecer melhor como esse armazenamento é feito, a partir do diagnóstico do que sua empresa precisa!
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