O tratamento documental é um trabalho importante para que a gestão de arquivos seja feita da maneira correta, com os registros devidamente higienizados e classificados para uma rápida localização futura.
Sem essa etapa, há um grande risco de que o armazenamento seja feito de maneira inadequada, com danos aos documentos e sem o cuidado necessário para uma classificação correta.
O trabalho de tratamento traz uma série de vantagens posteriores, que auxiliam a empresa de maneira estratégica. Para saber mais sobre o assunto, continue a leitura.
Cuidado minucioso durante o tratamento documental
O tratamento correto da documentação nos arquivos permanentes é imprescindível para conservar e transmitir a informação neles contida. O acervo da SOS Docs é composto por documentos em áudio, vídeo, fotografia e texto que são mantidos cuidadosamente no arquivo permanente.
O tratamento documental equivale a um conjunto de procedimentos e operações técnicas, como avaliação, classificação, descrição e indexação, as quais permitem a gestão documental.
Essa gestão documental é uma sequência de procedimentos voltados para produção, uso e armazenamento de documentos indispensáveis ao desenvolvimento das atividades de uma organização, e engloba a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente, objetivando a eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
O papel da SOS Docs durante o processo
Como a SOS Docs não está inserida em todas as etapas da criação, trâmite e armazenamento dos documentos que o cliente possui, nosso papel é fazer essa organização de forma que os conjuntos documentais sejam preservados e a recuperação do documento seja garantida.
A recognição dos documentos é realizada em etapas, que vão depender do fluxo de informações. São elas:
- classificação: atribuímos um código de classificação ao documento referente ao seu assunto;
- ordenação: os documentos são reagrupados considerando alguns critérios, a fim de facilitar o processo de eliminação e guarda permanente dos mesmos;
- higienização: atividade técnico-operacional, que tem como propósito a remoção de detritos como poeira, fuligem, grampos e clipes de ferro, que causam a degradação dos documentos.
- indexação: inserimos em um programa específico da SOS Docs todos os metadados referentes ao documento que estamos trabalhando para facilitar sua localização.
Objetivos gerais do tratamento documental
Conheça os objetivos do tratamento documental e entenda por que esse processo é tão importante para uma gestão arquivística de qualidade.
- estruturar, de maneira eficiente a geração, o gerenciamento, a manutenção e destinação dos documentos, bem como o acesso;
- converter dados operacionais sem qualquer tratamento em informações;
- descrever, classificar e avaliar documentos, mediante o uso de normas e planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas;
- agregar valor para a gestão do conhecimento institucional;
- garantir segurança e acesso às informações produzidas;
- racionalizar o uso do espaço (físico e lógico) e o fluxo documental;
- distinguir a documentação, eliminando os documentos que não possuam valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;
- assegurar a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário.
Benefícios do tratamento documental
O trabalho de tratamento documental exige investimento da empresa, porém oferece diversas vantagens que impactam o negócio e viabilizam melhorias consideráveis nas atividades. Destacamos as principais.
Integridade das informações
O processo de tratamento cuida da restauração e classificação dos documentos, para que ocorra a guarda correta e a preservação dos dados ali armazenados. Isso evita a perda de referências importantes por contato com peças de metal ou degradação por conta do armazenamento incorreto.
Esse cuidado também é importante para o armazenamento em fitas, que devem ser higienizadas para retirada de bolor ou outro agente que possa ter danificado o arquivo durante os anos de guarda incorreta.
Localização rápida
Durante o tratamento, os documentos passam pelas etapas de classificação e indexação. Dessa maneira, é possível identificar o tipo de documento, de acordo com códigos adotados como norma para esse trabalho.
A indexação auxilia na identificação rápida dos assuntos abordados no documento. Ou seja, é necessária para que essa referência seja encontrada rapidamente quando necessário.
Compliance da empresa
Durante o tratamento, os documentos são catalogados também de acordo com sua temporalidade. Isso significa que há uma avaliação do prazo de validade de todos os registros, para que eles sejam armazenados de maneira correta.
As referências que já passaram desse prazo e não têm valor consultivo ou histórico são descartadas da maneira correta, com segurança.
Isso ajuda a manter a conformidade da corporação em relação às normas legais, ao manter os documentos necessários para comprovação jurídica ou administrativa. Também evita o vazamento das informações, que pode ocorrer graças ao descarte incorreto dos registros.
Melhor utilização do espaço físico
Como o tratamento também abrange a destruição dos documentos desnecessários, a empresa consegue utilizar melhor o espaço físico de arquivo, seja nas dependências da empresa, seja na contratação de um local adequado para a guarda dos registros.
Isso traz não só um uso mais inteligente de recursos, como pode gerar redução de custos para a corporação.
Neste post, apresentamos algumas noções sobre o tratamento documental e como ele é importante para uma gestão segura e eficiente. Trata-se de um passo essencial para qualquer trabalho relacionado aos arquivos e registros corporativos, e que evidencia a importância de contratar uma empresa especializada para fazer esse trabalho.
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