Os procedimentos administrativos realizados pelos diversos setores de uma empresa são incontáveis, e executar todos eles por meio de atividades manuais consome tempo, interrompe a produtividade e aumenta as chances de erros. Por essa razão que negócios de todos os portes e tamanhos têm investido em sistemas de automatização de processos, a fim de melhorar a eficiência operacional.
Para que os gestores e colaboradores consigam usufruir de todas as funcionalidades desses programas, é preciso coordenar todo o projeto de maneira estratégica, desde o planejamento até o seu funcionamento efetivo.
Pensando nisso, reunimos as melhores práticas para que a automação de processos seja implementada na sua corporação com sucesso. Confira a seguir!
1. Planeje e mapeie os processos
Antes de implantar um sistema de gestão, é importante catalogar os processos que são realizados na empresa e especificar quais dessas funções podem ser otimizadas por meio da automação. Além disso, verifique qual tipo de software seria mais adequado para as tarefas diárias.
Para que a etapa de mapeamento funcione, selecione colaboradores que trabalhem diretamente nos processos a serem automatizados e que apresentam uma vivência aprofundada sobre a rotina e as demandas da organização. Essa preparação servirá de guia para toda a instalação do programa.
Entre os fatores que devem ser analisados no mapeamento estão:
- detectar redundâncias no processo, ou seja, atividades duplicadas, que consomem muito tempo de realização e são custosas;
- identificar procedimentos que são executados de forma manual e desnecessária e que poderiam ser automatizados mediante software específico;
- registrar os tipos de documentos (notas, contratos, e-mails etc.) e o modo como são compartilhados e distribuídos entre os setores;
- cuidar da gestão da informação, a fim de garantir que os dados coletados e gerados sejam acessados por todas as partes envolvidas, com clareza e transparência;
- verificar os critérios de armazenamento e busca dos arquivos corporativos;
- apurar possíveis falhas (gargalos) no fluxo de execução das tarefas, por falta de material, funcionários, suporte ou erros na comunicação, por exemplo;
- considerar a possibilidade de automatizar a continuidade de funções, ou seja, quando uma etapa for concluída, outra pode ser iniciada automaticamente.
Ao mapear tudo, você descobre quais áreas precisam contar com o auxílio da tecnologia, bem como se a implementação será feita de modo gradual ou de uma só vez, e ainda quais módulos são funcionam melhor dentro da estratégia de negócios do empreendimento.
Vale mencionar que a boa comunicação entre o fornecedor do software, os gestores e funcionários é fundamental para o sucesso do planejamento. Senão, o sistema pode não atender às demandas do negócio, prejudicando sua produtividade.
2. Use uma equipe de processos
Contar com uma equipe apta para conduzir a implantação é uma ótima ideia para garantir o sucesso das operações em todas as fases: planejamento, instalação e funcionamento. Para isso, é necessário que ela seja composta por profissionais que tenham conhecimento de causa e domínio sobre a tecnologia da informação, principalmente no tocante ao produto (sistema) em questão. Esse tipo de prestação de serviço pode englobar os seguintes procedimentos.
Modelagem do software
Ainda que muitos sistemas apresentem características similares, eles precisam ser adaptados conforme o cotidiano de negócios e processos da sua empresa. Também pode ser necessário repensar algumas operações para que se adaptem ao software.
Treinamento dos funcionários
O próprio time de processos pode se encarregar de treinar os colaboradores. Essa parte é primordial para transmitir o novo modelo operacional na empresa, além de mostrar aos envolvidos como poderão controlar o software e os documentos associados.
Suporte interno
A equipe servirá de ponto de apoio para identificar possíveis gargalos, tirar dúvidas sobre as novas funcionalidades, resolver o que for possível ou direcionar ao suporte especializado, que pode ser realizado pela própria marca fornecedora do sistema.
3. Defina primeiro o software, depois adquira os equipamentos
Isso mesmo! Nada de adquirir todos os aparatos antes definir a ferramenta de automação que será usada. O time contratado para implantar o software poderá ajudá-lo nessa tarefa.
É preciso avaliar se a tecnologia é de ponta, se os computadores do seu setor serão capazes de rodar o programa com eficiência ou se vale investir em equipamentos mais potentes. Não se esqueça de considerar as garantias e assistências técnicas.
4. Monitore constantemente
Somente mover esforços para implantar ferramentas e processos sofisticados não bastam para que os resultados surjam. É importante analisar como a automatização de processos está performando na empresa, a fim de compreender e conhecer quais são os desafios e os impactos gerados.
Para isso, é importante buscar por indicadores de desempenho para medir essas iniciativas, a fim de comparar os resultados do cenário atual com os dos períodos anteriores à automatização das atividades.
O ideal é escolher as métricas mais pertinentes para o setor, ou seja, aqueles que melhor comprovarão a performance da corporação. Isso garantirá medições mais realistas e um maior controle de processos.
5. Prepare-se para as mudanças nos processos
É comum que a automação altere de forma drástica a maneira como os colaboradores executam suas funções. Embora seja uma mudança considerável, não precisa ser totalmente radical.
Portanto, respeite a curva de aprendizado do seu time de funcionários, fazendo uma implantação gradual de novas operações, até que a transição esteja plenamente completa. Afinal de contas, o apoio do seu pessoal é crucial para que as alterações sejam adotadas como rotina. Em suma, tudo precisa ser gerenciado com cautela para garantir o fluxo de obrigações e evitar prejuízos ao clima da empresa.
6. Documente as alterações para analisar os resultados
Registrar as mudanças é essencial. Para isso, crie fluxogramas que mostrem o antes e depois dos processos. Levante também os custos dos investimentos para as melhorias que foram feitas. Assim, você poderá fazer comparações, avaliando o impacto que as alterações significaram para o empreendimento. Sempre defina métricas para monitorar a evolução nas atividades do negócio.
Atualmente, é natural migrar para o ambiente digital se você planeja automatizar atividades de rotina. Portanto, no ambiente administrativo, esqueça documentos físicos. Se não forem extremamente obrigatórios, eles somente elevam as chances de erros, retrabalhos e perdas de informação.
Por fim, como foi possível notar ao longo deste conteúdo, a automatização de processos surge como uma alternativa moderna e funcional para diversas empresas. As vantagens que esse recurso oferece são diversas, como diminuição de erros, maior produtividade, redução de tarefas repetitivas, entre outras.
Em um cenário organizacional extremamente competitivo como o atual, implementar esses recursos garante a melhora na prestação de serviços e no desempenho geral, características que configuram uma gestão inteligente e de sucesso.
Se você gostou deste conteúdo e deseja aprimorar seus conhecimentos sobre o tema, confira nosso post sobre a importância da automação de processos na gestão de documentos.
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