Aumentar a produtividade é um dos principais requisitos para o sucesso organizacional. Fazer mais com menos é o objetivo de muitos gestores, e existem ações simples que podem ajudar nisso. Porém, é preciso enfrentar alguns desafios.
Por várias razões, as empresas lidam com o baixo rendimento e o absenteísmo de funcionários. A ausência do time no local de trabalho, por exemplo, pode ser a consequência da falta de motivação.
Nesse sentido, é preciso compreender a importância de se ter equipes engajadas e processos fluidos, a fim de elevar o nível competitivo da empresa sem comprometer a qualidade das operações, serviços e produtos. Para isso, é necessário adotar algumas práticas estratégicas.
Pensando nessa realidade, selecionamos algumas dicas de gestão que podem aumentar a produtividade geral da sua companhia. Confira!
1. Invista na gestão de pessoas
Fazer esse tipo de gestão com excelência é algo desafiador. São diversos fatores que merecem atenção, pois envolvem desde a capacitação até o clima organizacional. Os líderes precisam considerar as individualidades de cada profissional e direcioná-las para a realização de tarefas, o que pode levar ao crescimento da companhia como um todo.
Por isso, é importante investir no treinamento dos colaboradores. Obter novas habilidades e lapidar conhecimentos traz bons resultados para o negócio. Afinal, funcionários qualificados conseguem cumprir suas obrigações com eficiência e rapidez. Além disso, essa prática demonstra ao time que a empresa se importa com sua carreira.
Vale citar, também, esse conhecimento mantém as pessoas atualizadas sobre o core business (atividades-fim) da instituição. O resultado desse investimento são profissionais capazes de pensar em inovações e potencializar seus talentos.
Outro ponto a respeito da gestão de pessoal refere-se à criação de um bom ambiente de trabalho. Promover o bem-estar de todos é essencial para conseguir uma boa performance operacional. Isso envolve um espaço limpo, organizado e seguro, com ferramentas e equipamentos eficientes, e um local de confiança e respeito mútuo.
Por fim, despertar a liderança e autonomia pode facilitar ainda mais a rotina laboral, já que algumas decisões rápidas podem ser tomadas por profissionais competentes – sem que seja preciso consultar gestores a todo momento.
2. Combine tarefas com habilidades
Conhecer as habilidades e os comportamentos dos colaboradores é crucial para maximizar a produção. Por exemplo, um profissional inventivo e extrovertido pode ser a pessoa ideal para apresentar produtos e serviços aos consumidores. Contudo, ele pode sentir dificuldades se receber uma função mais focada em detalhes e mais acentuada em regras.
Exigir que seus funcionários sejam notáveis em tudo não funciona. Portanto, antes de delegar uma tarefa, avalie se o indivíduo tem condições físicas e mentais para executá-la com todo o seu potencial.
3. Preze pela boa comunicação
Esse é um fator ao qual muitos gestores não dão a devida importância. Porém, quando há uma comunicação interna efetiva entre o a gestão, os funcionários e o RH, as chances de melhoria contínua aumentam. Ou seja, fica mais fácil elevar a produtividade quando há brechas para feedbacks e autonomia para se admitir falhas.
Vamos a um exemplo prático. Um erro cometido por tentativa de inovação e um erro por desatenção têm consequências diferentes. Quando existe diálogo, você, gestor, consegue lidar com as duas situações de maneira amigável. No primeiro caso, é necessário ter cautela para não condenar a tentativa para que o colaborador não desista de inovar. No segundo caso, é preciso investigar o motivo da ausência de atenção e descobrir como corrigi-la.
O objetivo é sempre se comunicar da melhor forma possível. Afinal de contas, os líderes são pessoas inspiradoras dentro de uma organização, mas também falham. E ser transparente nesse quesito gera mais confiança. Portanto, se você tomou uma decisão que está prejudicando o rendimento operacional, só ficará ciente se for avisado pelos profissionais. E isso só será possível quando o diálogo entre todos for estimulado.
4. Defina metas e objetivos
Uma pessoa perdida em uma floresta densa pode ficar dias sem encontrar uma saída. O mesmo acontece com uma companhia que não apresenta metas e objetivos. Sem ter um propósito, existem inúmeras direções, e nem todas resultam em sucesso. Logo, se você pretende aumentar a produtividade, estipule metas e objetivos claros. Esses parâmetros podem ser de curto, médio ou longo prazos.
Além disso, eles devem ser realistas e atingíveis. Depois, divulgue-os aos colaboradores para que todos conheçam os objetivos individuais e coletivos. Para isso, utilize cartazes em quadros de aviso e envie e-mails internos.
5. Use e abuse da tecnologia
A era digital trouxe diversas possibilidades para elevar o rendimento em qualquer segmento de negócio. Com as ferramentas tecnológicas, gestores e equipes conseguem agilizar e desburocratizar suas rotinas profissionais. É perfeitamente possível organizar a agenda, as atividades e tudo que está relacionado à empresa.
Outro destaque da tecnologia é a mobilidade. Graças a ela, todos podem utilizar seus aparelhos móveis (celulares, notebooks e tablets) no local de trabalho para agilizar processos e melhorar o relacionamento com fornecedores e clientes.
Existem apps de administração de grupos de trabalho, compartilhamento de relatórios, gestão do tempo, armazenamento em nuvem. Tudo isso aperfeiçoa o dia a dia dos funcionários, tornando-os mais produtivos.
Além desses recursos, existem softwares de gestão específicos para a área de atuação da empresa. Programas de todos os tipos (contábeis, jurídicos, produção e venda de produtos) estão disponíveis no mercado. Eles foram criados para profissionalizar a gestão geral das companhias, que inclui finanças, gestão de pessoal e material, experiência com clientes e outras finalidades.
E o uso desses instrumentos pode automatizar outras atividades e departamentos a fim de otimizar o fluxo de trabalho e reduzir custos. Além do uso dessas aplicações, muitos negócios têm implementado a digitalização de documentos para eliminar papéis e economizar com materiais de escritório.
6. Implemente uma abordagem de melhoria contínua
Aumentar a produtividade é uma tarefa que deve ser contínua. Abaixo, estão algumas recomendações para um plano de melhoria constante:
- avalie a concorrência e os diferenciais do seu setor para desenvolver algo único e competitivo;
- levante as fraquezas e pontos fortes da sua instituição para redesenhar processos ineficientes;
- concentre-se nas prioridades para contemplar resultados rápidos;
- designe colaboradores talentosos para lidar com tarefas e problemas específicos;
- ofereça um programa de benefícios de acordo com o perfil de cada funcionário para estimular o comprometimento com a empresa e reter talentos;
- procure por conquistas inovadoras;
- meça os resultados obtidos com indicadores de qualidade e revise toda a gestão com base nesses dados.
Se chegou até aqui, o que achou das nossas dicas para aumentar a produtividade da empresa? Ao colocá-las em prática, você garantirá um diferencial competitivo difícil de ser batido pela concorrência, além de preservar a sustentabilidade da sua organização. Teste e comprove!
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