Conforme a empresa cresce e muda seu perfil operacional, o número de documentos que devem ser arquivados permanentemente aumenta de forma gradativa. O problema é que, em vários cenários, falta espaço para manter esses arquivos funcionais. Nessa hora, a custódia de documentos entra em ação.
Voltada a organizações que buscam um meio robusto e inteligente de manter seus dados em segurança, a custódia de documentos auxilia os times a terem dados organizados e protegidos. Além disso, reduz custos e mantém a companhia em conformidade com a lei. Por tais razões, esse serviço é muito utilizado por companhias de todo o planeta.
Para ajudar você a entender melhor o que é a custódia de documentos e como ela impacta seus resultados, preparamos o post a seguir. Continue a leitura e veja como investir nessa solução pode gerar excelentes benefícios!
O que é a custódia de documentos?
A custódia de documentos é um serviço terceirizado em que a empresa contrata um parceiro para realizar a armazenagem, organização e administração de seus documentos. Trata-se de um serviço ativo, ou seja, focado no apoio contínuo aos clientes. Desse modo, a empresa pode manter seus fluxos de trabalho com alta performance e evitar problemas com a legislação local.
Para que a custódia de documentos serve?
A custódia de documentos é voltada a auxiliar empresas a armazenarem corretamente seus dados conforme as leis locais. Além disso, permite que empresas pequenas possam ter um grande número de dados permanente, sem precisarem expandir sua área de funcionamento. Ou seja, garante que a companhia terá um local de armazenamento de arquivos inteligente e confiável sempre.
Essa rotina envolve um conjunto de práticas para garantir um bom custo-benefício. São elas:
- técnicas alinhadas com as tendências e as regulamentações do mercado para armazenagem de dados em um local seguro e adequado;
- mecanismos de controle de acesso para evitar a manipulação não autorizada de arquivos por terceiros;
- a aplicação de medidas que permitam ao negócio manter seus documentos preservados pelo maior período possível;
- a execução de rotinas de movimentação e empréstimo de documentos conforme as demandas dos clientes com o menor prazo possível;
- a organização contínua dos documentos conforme cada tipo.
Como uma boa custódia de documentos é feita?
A custódia de documentos bem executada passa por um conjunto de estratégias voltadas a tornar esse serviço mais robusto e confiável. Veja a seguir as principais!
Criação de um sistema de classificação de documentos
Para facilitar o acesso aos dados, um sistema de classificação é criado. Ele auxilia os profissionais a saberem rapidamente o que é o conteúdo de um documento e onde ele se encontra. Deste modo, o fluxo de trabalho ganha agilidade e organização.
Definição de uma tabela de temporalidade
Muitos documentos podem ser descartados após um período. Conhecer esse prazo auxilia o gestor a evitar o armazenamento de dados desnecessários e, com isso, reduzir gastos. Por isso, uma tabela de temporalidade é fundamental: ela auxilia os times a verificarem rapidamente o prazo de armazenamento de cada arquivo, auxiliando no descarte de dados dentro dos prazos corretos.
Organizar pelo nome
Para buscar documentos rapidamente, medidas simples também podem ser tomadas. Organizar os dados pelo nome é uma delas. Assim como a classificação, isso evita a perda de tempo quando há a necessidade de encontrar algo.
Montar um inventário
Em grandes arquivos, o inventário entra em ação. Ele permite à empresa saber exatamente onde cada arquivo está armazenado, seu tipo e o prazo de descarte. Além disso, o inventário facilita a identificação de quem fez uso de cada arquivo, reduzindo riscos de segurança.
Ter o apoio da tecnologia
A tecnologia pode ser de grande apoio em processos de gestão documental. Utilizando as soluções corretas, como o armazenamento na nuvem e a OCR, a empresa pode digitalizar seus dados facilmente. Deste modo, os arquivos físicos podem ser armazenados em um local seguro enquanto cópias digitais são mantidas em um ambiente confiável.
Manter uma política de controle de acesso e privacidade
A custódia de documentos deve sempre focar na segurança dos usuários. Neste sentido, saber manter uma política de controle de acesso e privacidade de dados robusta e abrangente é algo crítico. Afinal, ela mantém todos com um conjunto robusto de práticas de controle de uso, que podem ser replicadas facilmente para reduzir riscos.
Como investir na custódia de documentos pode tornar sua empresa mais competitiva?
O principal motivo para investir na custódia de documentos é a falta de espaço para salvar os dados dentro do ambiente da empresa. Hoje, a legislação exige que alguns arquivos sejam mantidos por até três décadas. Neste contexto, é fundamental garantir um meio seguro para que a empresa possa ter seus registros bem salvos.
Porém, nem sempre é possível contar com um time técnico interno que tenha o expertise necessário para executar essa atividade. Afinal de contas, armazenar documentos, especialmente em papel, demanda controles de segurança, temperatura e até mesmo umidade. Além disso, medidas contra desastres, como as de prevenção de incêndio, precisam ser mantidas o tempo todo para evitar os riscos de perda de dados.
Neste contexto, a custódia de documentos é uma ótima alternativa. Ela dará ao negócio o apoio de uma equipe especializada e capaz de fornecer um ambiente funcional para salvar arquivos, como contratos e registros contábeis. Assim, será possível aproveitar benefícios, como:
- liberação de espaço físico no ambiente corporativo para outros usos;
- possibilidade de manter documentos digitalizados com cópias físicas seguras e protegidas com mais confiabilidade;
- maior controle sobre quem acessa documentos internos;
- possibilidade de ter apoio técnico especializado para digitalizar, indexar, armazenar e descartar documentos;
- maior nível de privacidade para a empresa, seus clientes e parceiros comerciais;
- ter um sistema padronizado para identificar os documentos;
- uso de técnicas modernas para preservar e garantir a segurança de todos os dados;
- maior agilidade para buscar arquivos como registros de vendas para fins de fiscalização e auditoria;
- maior segurança ao descartar arquivos internos.
Por isso, empresas que enfrentam desafios relacionados ao uso e à gestão de documentos devem sempre investir na custódia de documentos para solucionar problemas e evitar riscos. Esse serviço garante que o empreendimento terá o apoio de uma equipe especializada para realizar rotinas de gerenciamento de dados. Assim, será possível manter maior foco no core business e sempre posicionar a companhia à frente da concorrência.
Quer saber mais sobre como a custódia de documentos pode auxiliar seu negócio? Então, fale agora com nossos especialistas!
Deixe um comentário