Os processos de licitação envolvem diversas normas importantes para regularizar a compra de itens ou o andamento de obras conduzidas pelo poder público. Dos documentos necessários durante o processo, as atas de registro de preços são muito importantes para regulamentar os valores trabalhados durante a vigência do contrato.
Pareceu um pouco complexo para você? Fique tranquilo! Neste post, vamos explicar o que é esse documento e solucionar as principais dúvidas relacionadas a ele. Acompanhe!
1. O que é o registro de preços?
Quando uma licitação está em andamento, é necessária a realização de uma pesquisa para identificar os melhores preços dos itens demandados, a fim de proporcionar um uso mais inteligente do dinheiro público.
Ao identificar qual a melhor proposta, esses valores são formalizados por meio do registro de preços. Ou seja, trata-se do registro formal dos valores ofertados pela empresa, que deverão ser praticados por um ano, sem reajustes.
Dessa maneira, o órgão público consegue fazer um orçamento mais equilibrado e preciso, sem precisar trocar constantemente de fornecedor, o que deixaria o processo mais caro e demorado.
2. O que é a ata de registro de preços?
A partir do momento em que a proposta mais vantajosa é escolhida, é feita a ata de registro de preços. Nesse documento, após a licitação por concorrência ou pregão, a empresa vencedora é convocada para assinar a ata, comprometendo-se a cumprir as condições estipuladas no Edital.
Depois de compreender melhor o que é a ata de registro de preços, fica mais fácil solucionar as próximas dúvidas relacionadas a esse documento e entender a sua importância para uma administração mais transparente e eficiente. Continue lendo para saber mais!
3. Como funciona a ata?
A ata de registro de preços é um documento vinculativo e obrigatório. Ele adquire a característica de compromisso, para que numa futura contratação, o órgão público obtenha da empresa as mesmas condições oferecidas durante a licitação.
Ao mesmo tempo, a entidade administrativa não tem a obrigação de contratar o objeto, muito menos em quantidades estipuladas na ata. Vamos supor que a licitação seja para a compra de 5000 lápis, por exemplo ― o órgão pode adquirir apenas 1000 lápis, e a empresa fornecedora que assinou a ata deve fornecer essa quantidade pelo mesmo valor estipulado por unidade.
A ata é válida não só para a compra de itens, como também em contratos de prestação de serviços.
4. Como aderir à ata?
A adesão à ata de registro de preços é conhecida pelos agentes públicos como “carona”, e motivo de diversas discussões, já que é um assunto polêmico no meio jurídico. Essa “carona” ocorre quando o órgão público faz a aquisição dos bens ou serviços a partir de um instrumento conduzido por outro órgão ou entidade pública em licitação.
Dentro do sistema de registro de preços, vários órgãos participam do processo de licitação sem a obrigatoriedade de assinar o contrato com a empresa fornecedora. A participação do “carona” ocorre quando um órgão não incluído nesse processo licitatório usa a ata como documento para garantir os mesmos preços nos bens oferecidos pela empresa fornecedora que venceu a licitação.
5. O que diz o decreto n°3.931/01?
O decreto n° 3.931/01 regulamenta o Sistema de Registro de Preços, estabelecendo em 3 artigos algumas regras para o uso da ata. Entre essas normas, podemos destacar:
- a ata poderá ser utilizada, durante a sua vigência, por qualquer órgão da entidade ou Administração que não tenha participado do certame licitatório;
- os órgãos que não participaram do registro e têm interesse em participar da ata devem manifestá-lo junto ao órgão gerenciador do documento;
- cabe ao fornecedor beneficiário da ata decidir pela aceitação ou não do fornecimento;
- as aquisições ou contratações adicionais não podem exceder 100% das quantidades registradas na ata.
Atualização pelo decreto n° 7.892/13
Em 23 de janeiro de 2013, houve a publicação do Decreto Federal n° 7.892/13, que revoga o de n° 3.931/01 e estabelece novas regras para o sistema de registro de preços. De acordo com a nova legislação, surgem algumas inovações como o cadastro reserva.
Dentro da nova norma, ocorre a inclusão no documento de licitantes que aceitarem cotar bens ou serviços nos mesmos preços da empresa vencedora da licitação, respeitando a ordem dessas empresas e formando assim um cadastro reserva.
Dessa maneira, caso a primeira empresa não consiga cumprir com o fornecimento combinado no registro, não é necessário revogar a ata e refazer todo o processo licitatório. É possível optar pelas demais empresas registradas, seguindo a ordem determinada.
Como a SOS Docs pode ajudar no processo?
Na hora de contratar uma empresa para fazer a digitalização ou arquivamento de documentos, é preciso fazer diversas consultas: checar o histórico da empresa na internet. fazer uma cotação de preços, mover a licitação e enfrentar todo o processo burocrático. Isso leva tempo, dinheiro e pode atrasar a gestão administrativa e documental.
A SOS Docs já tem atas vigentes e em total conformidade, prontas que podem ser consultadas após uma busca na internet. A disponibilização dessas atas mostra que a empresa conseguiu ofertar os melhores preços e condições mais interessantes para contratação, além de apresentar plena disposição de oferecer o serviço com qualidade, dentro do que é exigido por lei.
O uso dessas atas pode representar uma considerável otimização de tempos e recursos, permitindo que o contrato seja feito com rapidez e agilizando os processos internos, que em repartições costumam ser bem morosas.
Esses documentos poupam um trabalho considerável da equipe e favorecem o uso consciente dos recursos. Além disso, há uma confiança maior na qualidade dos serviços prestados, garantindo tranquilidade em relação aos serviços realizados pela empresa em questão, no caso, a SOS Docs.
Se você precisa contratar o serviço de digitalização e gestão de documentos para o órgão público no qual trabalha, vale a pena consultar as atas de registro de preço que temos disponibilizadas e aproveitá-las como “carona”, conseguindo assim as melhores condições na realização desse trabalho.
Quer mais informações? Entre em contato conosco ou faça o download das atas já prontas por meio desse link.
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