As empresas buscam maneiras para otimizar seus processos internos, tornando-os mais ágeis e acertados. Um dos caminhos para obter esses resultados é a transformação digital das organizações. Por meio de ferramentas tecnológicas, é possível automatizar alguns trabalhos, melhorar a guarda de documentos e reduzir a incidência de erros.
Além da necessidade de atualização das mídias, essa transformação ajuda a empresa a manter a sua competitividade, continuando relevante no mercado mesmo com uma concorrência acirrada.
Quer promover essa transformação digital na sua organização? Continue a leitura deste post e saiba como!
Como funciona o processo de transformação digital das organizações?
A princípio, é importante esclarecer que a digitalização não se trata apenas da implementação de ferramentas digitais e da substituição de arquivos físicos por eletrônicos. Ela consiste em uma transformação na maneira de pensar o negócio, encarando-o com uma visão mais descomplicada e fluida.
Partindo dessa mudança na cultura organizacional, é preciso fazer uma análise das ferramentas e dos processos que podem ser substituídos por versões mais modernas e ágeis, a fim de melhorar a experiência das pessoas envolvidas.
Essas substituições podem ser estendidas a tarefas e documentos físicos, que geralmente ocupam um bom espaço na empresa e exigem certo cuidado na manutenção, além de dificultar os processos de consulta.
Quais são as principais etapas da digitalização de informações?
Quando falamos da digitalização de documentos físicos, podemos resumir o processo em cinco etapas.
Triagem do acervo
O acervo da empresa é analisado, para que sejam identificados os documentos que devem ser digitalizados com mais urgência, os que podem ser descartados após esse processo e os que devem ser mantidos, mesmo após a obtenção de uma versão digital.
Também é importante definir como esse trabalho será feito e quais documentos precisam de uma restauração.
Preparação e classificação
Após a definição de como será feito o trabalho, é preciso preparar os documentos. Nessa fase, são retirados clipes, grampos ou qualquer outro tipo de objeto que possa danificar o scanner.
Os papéis são agrupados por temas ou categorias para facilitar a organização desses dados após a digitalização. Em alguns casos, é preciso fazer uma limpeza suave para aumentar a legibilidade.
Digitalização
Nessa fase os documentos são convertidos para uma versão digital, com a ajuda de scanners de alta qualidade. O tamanho dos documentos pode variar, mas é importante que sejam compactados para ocupar menos espaço virtual, e ao mesmo tempo tenham alta definição para garantir uma excelente leitura dos dados.
Controle de qualidade
Após a digitalização, é a hora de conferir se as versões digitais dos documentos estão em excelente estado, sem manchas ou riscos. As cópias que não estiverem legíveis ou com boa definição devem ser refeitas.
Indexação
Nessa 5ª etapa, os documentos devem ser organizados e armazenados, de acordo com os temas e obedecendo aos objetivos dos clientes. Lembre-se que esse trabalho deve facilitar a localização dos arquivos posteriormente, por isso deve ser feito de maneira clara e que permita que qualquer pessoa encontre o que precisa, com a ajuda de mecanismos de busca eletrônicos.
Quais são as vantagens dessa digitalização?
O processo de digitalização pode parecer um pouco moroso. Realmente, ele exige um certo cuidado e demanda tempo e organização, mas as vantagens são inúmeras. Destacamos aqui as principais.
Redução de custos
Embora pareçam gastos pequenos, se contabilizarmos os custos com impressão, xerox, remessas, entre outras atividades relacionadas aos documentos físicos, teremos uma surpresa desagradável. Além disso, o armazenamento dessas informações também deixa um espaço importante da empresa totalmente improdutivo.
A redução do papel apresenta uma economia significativa para a empresa, além de estar mais alinhada às necessidades e tendências atuais.
Otimização do tempo
O tempo gasto para a manutenção de arquivos físicos é precioso e totalmente desperdiçado. Além disso, pense na demora de um funcionário para localizar um documento antigo importante.
Com a digitalização, essas horas podem ser mais bem aproveitadas, garantindo agilidade nos processos e auxiliando até mesmo no cumprimento de prazos.
Mais segurança e privacidade
O acesso aos documentos digitais pode ser controlado pela empresa por meio de logins e senhas de acesso. Assim, os responsáveis conseguem rastrear as consultas realizadas.
Além disso, é possível contar com sistemas de segurança que evitem a invasão por hackers e pessoas não autorizadas, mantendo o sigilo dos dados sensíveis e protegendo a corporação.
Acessibilidade otimizada
A digitalização permite o uso de mecanismos de busca para a localização de determinado arquivo — por data, nome ou assunto. Isso facilita o acesso a dados importantes, agilizando a tomada de decisões e até mesmo dando o suporte necessário em processos trabalhistas, por exemplo.
Geração de banco de dados
Construir um banco de dados organizado e confiável faz com que as empresas alcancem outro patamar no mercado. Isso ocorre porque as organizações usam essas informações para basear suas decisões e decidir os próximos rumos corporativos.
A digitalização de documentos favorece esse trabalho e permite até mesmo o cruzamento de dados, dando uma visão muito mais clara da ligação entre ações internas e faturamento.
Como a contratação de uma empresa terceirizada pode ajudar?
O setor privado é um dos que mais se beneficiam dessa digitalização, já que têm nos documentos o alicerce para os seus negócios. O vazamento de informações abre espaço para ações que podem colocar a concorrência à frente ou para processos movidos por clientes e fornecedores.
Quando há a organização e a guarda corretas desses arquivos, o uso desses dados pode ajudar na elaboração de estratégias precisas, que auxiliam no crescimento da organização.
A contratação de uma empresa terceirizada para a digitalização pode auxiliar muito no processo. Por já ter a experiência necessária para o trabalho, ela vai entregar os arquivos em perfeito estado e já organizados da maneira correta, poupando um tempo precioso dos funcionários.
Na hora de escolher a empresa ideal para esse trabalho, considere alguns serviços como o mapeamento de processos, o gerenciamento eletrônico de documentos e as ferramentas que permitem a automatização de tarefas, além da digitalização.
A transformação digital das organizações é extremamente necessária, mas muitos gestores não sabem como dar o primeiro passo. Com essas informações, você já pode começar o processo na sua empresa de maneira direcionada!
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