Hoje em dia, muitos negócios estão investindo em práticas como a computação na nuvem e a custódia documental para manter arquivos intactos. Nesse contexto, a microfilmagem é uma solução tradicional que pode ser adotada por companhias que buscam alto custo-benefício.
Afinal, a gestão de documentos está entre os principais desafios de qualquer organização. Com o passar do tempo, o acúmulo de arquivos tende a exigir procedimentos cada vez mais rígidos e precisos para evitar perdas.
Processos inadequados trazem muitos riscos e resultam em custos desnecessários. Por isso, muitas empresas adotam a microfilmagem para resolver essa questão. Se você tem curiosidade para saber como essa solução funciona, continue a leitura deste post.
O que é microfilmagem?
A microfilmagem é a reprodução de um documento com o uso de métodos fotográficos ou eletrônicos. Ao contrário da digitalização de documentos, que apenas converte as imagens para códigos digitais, ela também faz com que as informações fiquem registradas em filme. Ou seja, há uma cópia física do documento disponível para uso corporativo além do original.
Diferentemente dos negativos comuns, que são de celulose e costumam ser muito frágeis, esses filmes são compostos de poliéster e acetato. Isso confere, aos materiais de microfilmagem, uma superfície bastante resistente à sujeira e à ação do tempo.
A durabilidade de um microfilme pode chegar a 500 anos. Esse fator é um diferencial em relação a outros métodos de reprodução e armazenamento de informações. Ao garantir que o documento ficará acessível por muito mais tempo e com maior habilidade de lidar com problemas físicos (como chuvas e poeira), a empresa pode manter arquivos robustos e com menor risco de perda de dados.
Quais são os passos necessários para a criação de cópias em microfilme de um documento?
O processo de preparação de documentos para a criação de cópias em microfilmagem passa por várias etapas. Elas permitem ao gestor ter um arquivo bem-organizado, íntegro e acessível apenas para as pessoas certas. Veja a seguir os passos necessários!
Organização e classificação dos dados
A empresa deve rotular e classificar todos os documentos que serão copiados e avaliar o que não é relevante para o processo e os prazos de armazenamento. Essa prática reduz custos e evita riscos, já que a companhia poderá fazer cópias apenas do que é necessário.
Digitalização e indexação dos dados
Antes da realização da microfilmagem, os documentos são digitalizados e indexados. Essa etapa é feita com o apoio de um sistema que facilita o acesso às informações contidas neles. Desse modo, além da cópia física e do microfilme, haverá uma cópia digitalizada.
Essa atividade facilita a busca posterior dos dados e o uso em estratégias de análise de informações. Durante a digitalização, a empresa pode, por exemplo, passar os dados por ferramentas de OCR. Desse modo, os registros serão utilizáveis por ferramentas de Big Data e Business Intelligence.
Microfilmagem
A última etapa é a microfilmagem dos dados. Com um equipamento especializado, uma cópia fotográfica é feita de cada arquivo. Ela é, então, salva considerando um padrão de organização próprio da companhia e as normas do mercado.
Existem softwares específicos para a gestão de documentos, os quais facilitam a captura, a gestão e a recuperação das informações. Assim, o processo de microfilmagem também agrega uma das características mais interessantes das técnicas de digitalização: a empresa e seus times poderão pesquisar, consultar e compartilhar os arquivos em tempo real com segurança e confiabilidade.
Verificação e controle da qualidade
Uma vez que os dados tenham sido digitalizados, é realizado um controle de qualidade de cada cópia a fim de que a fidelidade e a integridade deles sejam avaliadas com cuidado.
Essa etapa é totalmente manual. Afinal, o profissional responsável deve garantir que nenhum detalhe relevante do documento deixou de estar presente na cópia. Se feita corretamente, ela pode evitar vários prejuízos para a empresa.
Como é feito o controle bibliográfico na microfilmagem?
Essa gestão segue um rígido padrão de qualidade para evitar que falhas passem despercebidas e que o negócio se mantenha alinhado com as normas do mercado e a legislação sobre o tema. Entre as informações que são inseridas em cada cópia, podemos apontar:
- a identificação do proprietário dos documentos;
- o número do microfilme;
- o local e a data em que o microfilme foi criado;
- a identificação e a assinatura do detentor do documento e da empresa que fez a operação de criação do microfilme;
- a citação sobre a eventual continuidade do documento (necessário quando o microfilme faz parte de uma série de documentos e está vinculado a outra cópia);
- as informações sobre o equipamento utilizado para a microfilmagem;
- o grau de redução que foi utilizado na microfilmagem.
No caso das séries de microfilmagem, alguns dados adicionais são inseridos. Eles são registrados logo no final da série e são os seguintes:
- dados sobre quem detém os documentos;
- as informações básicas sobre a ordem da série;
- um termo que comprove que a série está de acordo com a legislação atual;
- a identificação do responsável pela produção de todas as microfilmagens;
- a citação, quando necessária, da continuidade da série de documentos em outro microfilme.
Como a microfilmagem é utilizada na guarda de documentos?
Quando utilizada para o arquivamento de documentos, a microfilmagem assume duas funções básicas. A primeira é a substituição, que permite a eliminação dos arquivos originais. Os documentos, que antes formavam pilhas enormes e ocupavam salas inteiras, podem ser armazenados em poucos centímetros de filme. Além de economizar espaço físico, a técnica facilita o acesso às informações, contribuindo para a otimização de processos.
A segunda função é a preservação dos arquivos. Documentos em papel sofrem um desgaste natural, ao longo do tempo, o que pode resultar em perda de informações importantes. Quando os dados ficam gravados em filmes, sua durabilidade aumenta. Além disso, como se trata de um método analógico, a microfilmagem não está tão suscetível às mudanças constantes de tecnologia.
Outro aspecto que reforça a utilidade dos microfilmes para a conservação de informações importantes é que eles podem ser duplicados facilmente. Assim, é possível manter várias cópias de um documento armazenadas em locais diferentes. Isso aumenta, ainda mais, o nível de segurança dos dados registrados, pois eles não estarão vulneráveis a catástrofes, como incêndios ou inundações.
O que a diz a legislação sobre o uso da microfilmagem?
A primeira utilização da microfilmagem no Brasil ocorreu em 1943, quando o tenente da marinha, Hélio Barthem, acreditou que a técnica tinha um bom potencial de mercado e trouxe os primeiros equipamentos do exterior. O projeto não evoluiu, pois ainda não existiam leis que dessem suporte a essa atividade.
Com o desenvolvimento que o país teve nas décadas seguintes, os órgãos públicos passaram a demandar métodos mais eficientes para armazenar sua documentação, que já ocupava grandes espaços nas repartições. As primeiras disposições sobre o uso da microfilmagem surgiram em um decreto, de 1963, que tratava do serviço de arquivos da aeronáutica.
A Lei 5.433 e o decreto 1.799
As disposições anteriores passaram pelo Congresso Nacional e se transformaram na Lei 5.433, sancionada em 1968. Ela reconhece a legitimidade desse procedimento, garantindo que os documentos microfilmados tenham o mesmo valor jurídico dado aos originais. Foi a partir desse momento que a microfilmagem passou a ser aplicada em larga escala, o que representou uma revolução tecnológica nos serviços notariais e registrais do país.
Em 1996, o decreto 1.799 trouxe uma série de recomendações adicionais para complementar o texto da legislação anterior. Ela especifica, por exemplo, os detalhes que garantem a validade jurídica dos microfilmes. Para que os documentos microfilmados sejam legalmente aceitos, eles precisam conter os seguintes elementos de identificação:
- local;
- data;
- descrição;
- nome;
- qualificação;
- assinatura do responsável.
O decreto também especifica os materiais e equipamentos obrigatórios que os profissionais da área precisam utilizar para realizar a microfilmagem. É necessário assegurar que as informações dos documentos originais serão reproduzidas fielmente.
As empresas responsáveis pela microfilmagem de documentos de terceiros devem fornecer uma declaração, na qual garantem que o padrão de qualidade do serviço segue todas as exigências do decreto e informam quem são os responsáveis pelo manuseio e conservação dos filmes.
Quanto à eliminação dos originais, a Lei 5.433 já previa que as autoridades responsáveis os destruíssem, utilizando métodos como a incineração ou a destruição mecânica. O decreto 1.799 determina algumas condições para que isso seja feito. Por questões de segurança, o material reproduzido deve ser revisado antes da eliminação dos originais e os responsáveis devem emitir um termo que confirme e autorize o procedimento.
Vale destacar que, em algumas situações, os originais devem ser mantidos de forma compulsória, por períodos específicos ou até indefinidamente. Isso vale principalmente para documentos públicos, que podem ter uma data de prescrição legal.
A microfilmagem torna a gestão de arquivos muito mais prática e segura, trazendo agilidade aos processos operacionais. Se você está à procura desse serviço em Brasília, a SOS Docs oferece a higienização, organização, digitalização e guarda de documentos, além de desenvolver softwares que eliminam a necessidade de documentos em papel. Afinal de contas, tão importante quanto saber o que é microfilmagem é ter o apoio de uma empresa especializada no serviço e com ampla experiência na área.
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