Um tipo de documentação que está entre os mais importantes de uma empresa são os documentos contábeis, pois eles registram grande parte do histórico financeiro de uma companhia. Além disso, em alguns casos, devem ser armazenados pelo negócio caso ele não queira ser penalizado pelo governo.
A política que é responsável por regular e otimizar o uso de tais informações é a de gerenciamento de dados contábeis. Ela deve combinar o uso de tecnologia e boas práticas de segurança para evitar riscos e manter todos os dados íntegros e seguros. Assim, a companhia poderá manter o fluxo do setor de contabilidade em ordem e evitar problemas relacionados a vazamentos ou a perda de documentos.
Quer saber mais sobre como fazer a gestão dos seus documentos contábeis e garantir que eles se mantenham disponíveis? Então continue a leitura e confira o que separamos!
Por que os processos contábeis devem ser bem organizados?
Existem muitos documentos que uma empresa utiliza no seu dia a dia. Os da área contábil são fundamentais para a área administrativa. Afinal, eles registram as movimentações financeiras da companhia, assim como o seu patrimônio.
Eles não devem ser confundidos com os dados fiscais, que se limitam a registros de pagamentos de impostos e que são utilizados para processos de auditoria da Receita Federal. Ainda assim, são muito importantes para o gestor: com eles, é possível avaliar o estado da empresa, tomar decisões para o seu futuro e fazer o cálculo de tributos devidos corretamente.
O que é uma política de gestão de documentos contábeis?
A política de gestão de documentos contábeis é responsável por organizar todos os processos, tecnologias e mecanismos utilizados para manter os dados da área de contabilidade de uma empresa acessíveis e com a integridade preservada. Com eles, o gestor pode evitar vazamentos e facilitar o acesso a registros sempre que eles forem necessários. Esse tipo de política tem como foco rotinas que permitam garantir que os dados tenham três características:
- a sua integridade preservada, ou seja, que eles não sejam corrompidos por externalidades negativas, como chuvas e falhas de hardware;
- a sua disponibilidade, ou seja, que cada documento possa ser acessado sempre que for necessário com rapidez e precisão;
- a sua inviolabilidade, ou seja, que nenhum dado seja modificado ou visualizado por terceiros sem autorização para tal.
Para que isso seja possível, tecnologias, mecanismos de controle e prevenção de riscos são implementados. Em conjunto, eles tornam os dados mais confiáveis e protegidos contra fatores externos. Isso demanda um foco da empresa direcionado para os dados mais críticos do setor, entre os quais podemos apontar:
- as notas fiscais emitidas e recebidas pela empresa;
- os extratos de compra e venda de produtos;
- os extratos de pagamento de tributos;
- os extratos financeiros da companhia;
- os comprovantes de pagamento de contas e assinaturas da empresa.
Como manter documentos contábeis protegidos?
Como apontamos, existem diferentes tipos de medidas que podem ser adotadas para proteger documentos contábeis. Confiras as principais a seguir!
Organize arquivos físicos
O primeiro passo para ter mais agilidade na hora de organizar os seus documentos contábeis é manter os arquivos físicos organizados. Isso facilita o descarte de dados que não são mais importantes, assim como o controle sobre o acesso a eles. Ao mesmo tempo, evita que a empresa tenha dificuldades para realizar cópias ou gaste muito tempo verificando arquivos antigos.
Por isso faça uma organização considerando tipos, datas e demais categorias que possam ser úteis para a empresa. Se possível, monte um sistema padronizado e que seja válido para toda a empresa. Assim, você evitará riscos e terá menos dificuldades para executar outras práticas de gestão documental.
Segmente a sua documentação digital conforme o tipo de conteúdo
No caso dos dados digitais, a segmentação e a classificação também devem ser aplicadas. A sua árvore de arquivos precisa seguir uma estrutura que torne o dia a dia de todos os profissionais mais simples. Por isso, práticas semelhantes àquelas utilizadas para dados físicos devem ser adotadas para os documentos digitalizados.
Uma estrutura de dados bem segmentada e organizada torna mais simples e ágil o dia a dia de todos os profissionais que lidam com os documentos contábeis. Isso vale até mesmo para o time de tecnologia — com os arquivos melhor organizados, backups serão feitos em menos tempo e com maior confiabilidade.
Capacite o seu time
Os times devem ser capacitados para garantir que as medidas adotadas sejam capazes de entregar os resultados esperados. Por isso, não se esqueça de investir na capacitação dos seus profissionais.
Os treinamentos devem incluir práticas que tornem os arquivos mais íntegros e organizados. Além disso, devem ser feitas seguindo os padrões do mercado e sempre garantindo alinhamento entre todas as pessoas. Isso envolve a comunicação de rotinas, como:
- fazer cópias de dados;
- utilizar meios seguros de compartilhamento;
- armazenar dados seguindo as normas de gestão e arquivamento da empresa;
- adotar regras de controle de acesso para os arquivos compartilhados;
- sempre fazer a gestão de dados considerando as ferramentas validadas pela empresa.
Tenha regras de controle de acesso
As regras de controle de acesso reduzem os riscos de vazamento. Como consequência, elas conseguem garantir mais confiabilidade para as informações contábeis da empresa — disseminadas, o negócio pode garantir que apenas as pessoas certas estão obtendo acesso aos seus registros.
Por isso, faça um conjunto de normas para cada setor que terá que lidar com os arquivos de contabilidade da empresa e monte a sua política de controle limitando o uso apenas ao que for necessário. Desse modo, se alguma conta for comprometida, por exemplo, você poderá reduzir os prejuízos ou os riscos de um grande vazamento ocorrer.
Faça cópias dos dados
Como muitos documentos contábeis devem ser mantidos por longos períodos, ter uma política de backup de dados é algo fundamental para qualquer empresa. Essa é uma das medidas mais importantes para garantir a confiabilidade e a integridade das informações da área. Afinal de contas, com ela a empresa pode evitar que falhas ou outros problemas possam comprometer a sua rotina.
Por isso, estruture uma política de backup que seja aplicável aos dados físicos e digitais. Ela deve ter como base as seguintes premissas:
- modos de evitar o acesso não autorizado aos dados dos backups;
- a priorização dos dados mais relevantes;
- o armazenamento das cópias em mais de um ambiente;
- a automatização das cópias;
- a realização de testes regulares para evitar a perda da integridade dos dados.
Aposte na tecnologia
A tecnologia pode ter um grande papel para auxiliar a empresa a ter um bom controle sobre os dados. Soluções de gestão contábil, digitalização de arquivos e backup de registros aumentam a habilidade da empresa de se proteger. Além disso, ampliam o retorno sobre o investimento ao diminuir os riscos e tornar os dados mais acessíveis.
Por isso não deixe de investir em tecnologias que possam facilitar a gestão dos seus documentos contábeis. O cloud computing e os sistemas de gestão integrada são dois exemplos que podem ser adotados pela sua empresa. Juntos, eles garantem que as outras práticas listadas acima serão aplicadas com mais facilidade e evitarão que a sua empresa perca os dados após algum problema ocorrer.
Quer saber mais sobre como utilizar a tecnologia para gerir os seus dados? Então fale conosco agora mesmo! Com certeza poderemos ajudar você.
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