O tratamento de documentos é parte de um trabalho de gestão cuidadoso e bem feito. Basta pensar em pastas e papéis apenas acumulados, sem a preservação necessária e, nem mesmo, a indicação do conteúdo daqueles registros. Com essa imagem em mente, fica fácil perceber por que o tratamento é tão importante.
Essa etapa é essencial para manter a integridade dos registros e favorecer a localização posterior, além de gerar outros pontos positivos.
Quer saber mais sobre o assunto? Acompanhe este post até o final!
O que é o tratamento de documentos?
Podemos definir o tratamento de documentos como o conjunto de procedimentos que envolve a preparação dos itens para o armazenamento e gestão. Pode ser dividido em 4 etapas: avaliação, classificação, descrição e indexação.
Esse processo é essencial para que a gestão seja eficiente e ofereça benefícios como a redução de custos, a otimização do acesso aos registros e o armazenamento correto, reduzindo ou eliminando a perda de informações importantes.
Como é feito o tratamento documental
Conheça cada etapa desse trabalho e como ele impacta na qualidade da guarda de registros.
Avaliação
A primeira etapa de um processo de tratamento documental é a avaliação. Nessa primeira fase, são identificadas as condições dos registros e como eles serão arquivados, a partir da análise do tipo de documento, seu estado de preservação e qual armazenamento é o mais indicado para cada mídia.
Também é feita a higienização do registro e a retirada de elementos que possam prejudicar sua integridade, como clipes de metal, por exemplo.
Além disso, durante a avaliação são identificados os prazos de guarda e de eliminação do documento. Essas informações são importantes para que a gestão seja eficiente, diminuindo o acúmulo de papéis desnecessários.
Classificação
Com o documento pronto para ser armazenado, é o momento de identificar em qual categoria se encaixa. Essa separação é feita de acordo com as características do registro: espécie, gênero, natureza, formato, tipologia, forma etc.
Durante a classificação são atribuídos códigos que ajudarão a identificar o registro, de acordo com o assunto tratado. Essa classificação é importante para a localização futura do documento, além de identificar as condições para que ao arquivamento seja feito da maneira correta.
Descrição
Após a avaliação e a classificação do documento, é preciso elaborar o acesso futuro às informações ali registradas e como serão aplicados os instrumentos de pesquisa. Para isso, é preciso conhecer o conteúdo do registro. Esses instrumentos de pesquisa são classificados, de acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, como:
- catálogos: descrição individualizada dos documentos;
- índice: relação de nomes, lugares, pessoas, assuntos ou datas abordados no documento, assim como as referências para a localização desses termos;
- inventário: descrição das unidades de arquivamento do documento;
- guia: informações gerais sobre o conteúdo.
Indexação
A indexação pode ser definida como a atribuição de índices aos documentos, organizando-os de forma inteligente para que sejam localizados com facilidade.
Após a indexação, ao buscar por uma palavra-chave no campo de busca, é possível encontrar o documento necessário em pouco tempo.
Essa é uma das principais finalidades de uma gestão documental eficiente: permitir que determinados registros sejam identificados e consultados rapidamente sempre que houver necessidade.
A partir da descrição de todo o processo de tratamento de documentos, fica fácil entender por que esse trabalho faz tanta diferença na qualidade da gestão e guarda de arquivos. Sem esse cuidado, dificilmente a empresa alcançará o objetivo ao contratar esse serviço, que é preservar e localizar rapidamente os arquivos.
Este conteúdo ajudou você? Aproveite para conhecer as vantagens de contratar uma empresa de arquivo de documentos.
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