Você já ouviu falar na tabela de temporalidade de documentos? É uma ferramenta importante quando a questão é a guarda documental, e deve ser aplicada como norma para a preservação adequada dos arquivos da empresa.
Essa tabela abrange diversos pontos importantes e funciona como parâmetro para uma gestão de arquivos correta.
Leia este artigo para entender melhor o assunto!
O que é tabela de temporalidade de documentos?
A tabela de temporalidade é aprovada por unidades competentes e determina os prazos e as condições para a guarda de documentos, considerando a transferência, o recolhimento e a eliminação desses registros.
Em outras palavras, essa normativa determina o prazo de existência de um documento e como deve ser feito o descarte após o período. Essa prática é extremamente importante para evitar o acúmulo de papéis que já perderam a validade, não têm valor jurídico e nem mesmo servem para consultas.
Como se aplica na guarda de documentos?
A tabela de temporalidade determina o ciclo de vida, a frequência de uso, o prazo de guarda e a destinação final do documento, de acordo com sua função e a necessidade de cada negócio. Entenda melhor cada um desses termos, a seguir.
Ciclo de vida
Avalia a fase (idade) do documento, que pode ser corrente, intermediária ou permanente.
Os de primeira idade, ou correntes, ainda estão vigentes e são consultados com frequência. Os de segunda idade, ou intermediários, já encerraram a vigência e aguardam os períodos de prescrição ou encerramento do prazo de guarda para que possam ser descartados.
Os documentos de terceira idade, também conhecidos como permanentes, têm valor informativo, histórico-cultural ou probatório, e devem ser armazenados mesmo após o período de vigência administrativa.
Frequência de uso
Como o próprio nome indica, a frequência de uso determina a regularidade de consulta ao documento.
Documentos de frequência alta são frequentemente consultados graças ao seu uso administrativo ou jurídico. Os de frequência média sofrem consultas ocasionais, e os de frequência baixa são raramente ou não são consultados, mas ainda devem ser preservados.
Prazo de guarda
Determina o período em que o documento deve ser mantido, e varia de acordo com a natureza e utilização desses registros. De maneira geral, os prazos de guarda são definidos por lei ou norma
Destinação final
Indica o que deve ser feito com o documento após o prazo de vigência, seja o descarte (que deve ser realizado da maneira correta), seja a guarda permanente.
Qual a importância da adaptação aos prazos de documentos?
Os documentos são fontes importantes de informação e têm grande valor jurídico e administrativo, sendo assim comprovantes da situação da empresa e do cumprimento das normas.
Por isso, é essencial manter atenção aos prazos e ao ciclo de vida dos registros. A conformidade em relação às regras ajuda a organização a se precaver contra processos jurídicos, tendo os documentos como prova. Além disso, esses papéis podem ser exigidos em fiscalizações e outros procedimentos administrativos.
A tabela de temporalidade de documentos deve ser a base de um processo de guarda e gestão bem feita dos registros de uma empresa. Apenas com o seguimento das normas ali estabelecidas é possível manter o compliance da corporação.
São muitos detalhes, não é mesmo? Por isso, vale a pena contar com a ajuda de uma empresa especializada nesse tipo de trabalho. Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
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