Órgãos públicos e entidades lidam com um enorme volume de documentos, necessários para a construção de um histórico e para consultas futuras. A melhor maneira de promover a guarda desses dados é por meio da gestão arquivística de documentos, que permite o armazenamento dessas informações com organização e segurança.
Neste post vamos apresentar o que é essa gestão e como ela pode auxiliar os equipamentos públicos na questão da transparência. Se você quer entender melhor o assunto, continue a leitura!
O que é a gestão documental e qual é o seu principal objetivo?
A gestão de documentos diz respeito a um conjunto de práticas e procedimentos voltados à facilitação do manuseio de dados, com mais eficácia e em menos tempo. Essa manipulação tem como objetivo a preservação das informações, conservando-as como fonte de consulta posterior.
Para que os arquivos sirvam como base de registro e prova, devem ser confiáveis, autênticos e acessíveis. Isso é possível apenas com a implantação de uma gestão eficiente, permitindo a sua preservação e o acesso no longo prazo.
Podemos afirmar que o maior objetivo da administração de certificados e registros é garantir a sua integridade, permitindo o acesso e a manutenção dos dados para que eles cumpram a sua função jurídica e administrativa. Além disso, os documentos preservam a memória institucional e otimizam o uso da informação.
Como é realizada a gestão arquivística de documentos?
Diante da transformação digital e das ferramentas usadas atualmente, a gestão de documentos pode ser vista como o gerenciamento de arquivos eletrônicos em diferentes dispositivos, como computadores, celulares ou na nuvem.
Nesse cenário, é possível não só localizar rapidamente um arquivo, como organizar todos os dados em pastas divididas por assuntos ou categorias. Esses arquivos não se limitam apenas aos documentos escritos: englobam imagens, áudio, vídeo e outros formatos.
Quais são os benefícios dessa gestão?
Ao optar pela gestão de documentos, é possível contar com diversas vantagens que justificam o trabalho e o investimento iniciais aplicados nessa transição. Destacamos os principais deles a seguir.
Preservação da memória
Um órgão público ou uma instituição governamental conta com diversos registros de memórias de cidades, estados, ações internas, entre outros acontecimentos e dados importantes. Quando disponibilizado apenas em versão física, por mais que seja bem cuidado, esse material apresenta grande risco de perda por incêndio, acidentes naturais e outros incidentes.
A digitalização desses documentos garante a preservação da memória, mantendo referências históricas para a construção da identidade e até mesmo para o planejamento de políticas públicas mais eficientes.
Otimização do espaço físico
Alguns documentos guardados por órgãos estatais têm um grande peso histórico e precisam ser armazenados fisicamente, mesmo que sejam disponibilizados em versão eletrônica para manuseio.
Muitos desses registros, porém, não têm essa importância e apenas ocupam um espaço físico — que pode sair caro para a gestão pública. Esses arquivos podem ser digitalizados e descartados, permitindo um uso mais inteligente do local e proporcionando economia de recursos.
Por que contar com um bom sistema informatizado para essa gestão?
O sistema informatizado é o ambiente no qual as operações de gestão arquivística de documentos podem ser efetuadas. Esse sistema pode operar em ambientes totalmente digitais ou híbridos (que incluem documentos digitais e analógicos).
Dentro de um sistema informatizado, é possível administrar e organizar os documentos, fazer pesquisas e consultas, armazenar e preservar os arquivos. Contar com uma estrutura que tenha disponibilidade e escalabilidade, além de um bom suporte técnico, é essencial para que o manejo dessas informações seja feito com sucesso.
Quais são as principais dúvidas relacionadas aos documentos em uma gestão arquivística?
Com o uso constante da tecnologia, podem surgir algumas questões relacionadas à natureza dos arquivos e de como fazer a administração desses papéis. Entenda melhor dois pontos que vão impactar no planejamento dessa gestão.
Diferença entre documento digital e documento eletrônico
Para que a gestão arquivística possa ser feita em ambiente digital, muitas pessoas confundem o documento digital com o documento eletrônico. Esses dois tipos de arquivo guardam diferenças, pelo menos do ponto de vista tecnológico.
Um documento eletrônico é acessado por equipamentos eletrônicos, mas pode ser registrado de maneira analógica. Fitas de vídeo são um bom exemplo disso ― elas são consultadas com um aparelho eletrônico (a filmadora), mas gravadas analogicamente.
Já os documentos digitais são registrados por código binário e acessados apenas por sistemas de computador ou smartphones, como um arquivo em PDF, uma planilha do Excel, um filme em AVI etc.
Diferença entre documento digital e documento digitalizado
Outra questão importante que é preciso conhecer antes de começar um processo de gestão arquivística é a diferença entre o documento digital e o digitalizado.
O documento digital é um arquivo que está em formato digital, seja a sua primeira versão feita já nesse ambiente, seja ela feita em formato analógico e depois passada para o digital. De qualquer forma, quando o documento pode ser acessado por um sistema de computador, ele é digital.
Já o documento digitalizado refere-se ao arquivo produzido em outro formato, mas que foi convertido para leitura em meio digital. Assim, podemos afirmar que todo documento digitalizado é um documento digital, já que pode ser lido no computador ou no smartphone, mas nem todo documento digital é digitalizado, ou seja, se ele foi feito originalmente já nesse ambiente, não foi preciso submetê-lo ao processo de digitalização.
Como a SOS Docs pode ajudar nesse trabalho?
Contratar uma empresa especializada nesse tipo de gestão pode resolver diversos problemas internos.
A SOS Docs conta com profissionais qualificados em arquivologia e biblioteconomia, totalmente capacitados para planejar e realizar a gestão arquivística de acordo com as normas nacionais e internacionais, preservando a importância jurídica e histórica desses documentos.
A empresa oferece serviços de Criação do Programa Documental, Digitalização de Plantas e Desenhos Técnicos, Extração e Tipificação de Conteúdo, Implantação de Repositório Digital Confiável, além da Gestão Arquivística e de workshops e treinamentos sobre o assunto.
Para órgãos públicos, a gestão arquivística de documentos é fundamental e deve ser realizada da maneira correta, com responsabilidade, zelo e preservando as informações armazenadas, além de possibilitar uma rápida consulta para manter a transparência dos dados.
Implemente esse processo com toda a experiência e cuidado necessários com a ajuda da SOS Docs. Nós temos a solução ideal para digitalizar os documentos analógicos e organizar os já eletrônicos, armazenando no ambiente ideal para que a utilização seja fácil e prática. Entre em contato conosco e conheça todos os nossos serviços!
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